Sistema automatiza cadeia de suprimentos de frutos do mar

Software EDI da Fishin’ Company automatiza processos de pedido, atendimento e cobrança, garantindo que o peixe fresco seja enviado com eficiência e precisão aos clientes

Claire Swedberg

A Fishin’ Co. implantou o software EDI (Electronic Data Interchange) para melhorar sua eficiência na cadeia de suprimentos e compartilhar dados com seus parceiros de negócios. A solução, fornecida pela TrueCommerce, permite que a empresa de frutos do mar automatize o atendimento de pedidos, aumentando assim a eficiência e reduzindo o custo do trabalho manual e o potencial de erros. Com a tecnologia instalada, a empresa pode atender aos requisitos do varejista para o processamento automatizado de pedidos.

A Fishin’ Co., com sede na Pensilvânia, nos Estados Unidos (EUA), é o maior importador de tilápia do mundo, além de um dos maiores importadores de peixe congelado. Opera locais de processamento em todo o mundo, fornecendo frutos do mar para varejistas, atacadistas e empresas de serviços de alimentação. A empresa oferece opções de embalagem com marca própria e marca Fishin nos EUA. Seus clientes incluem Walmart, Aldi, Delhaize e SuperValu.

Tradicionalmente, a Fishin’ Co. gerenciava o atendimento de pedidos com parceiros de negócios (empresas de logística de terceiros [3PL]) e clientes varejistas manualmente. Ele receberia pedidos de produtos de peixe de seus clientes varejistas, localizaria os produtos necessários em locais de terceiros e notificaria o fornecedor da solicitação de pedido.

Esse processo significava que as operadoras estavam recebendo e enviando e-mails, além de acessar planilhas, o que significava que precisavam de portais de acesso para visualizar e inserir manualmente os dados, de acordo com Ryan Tierney, vice-presidente de TrueCommerce. Como os indivíduos tiveram que tirar um tempo de sua programação para acessar ou digitar os dados do pedido, o sistema manual resultou em altos custos de mão-de-obra e no potencial de erros manuais no próprio local da The Fishin’ Co. ou em um local da 3PL.

Nos últimos anos, diz Tierney, muitos varejistas e atacadistas vêm exigindo que seus fornecedores adotem sistemas EDI devido à significativa economia de custos para compras. Fornecer visibilidade em tempo real das próximas remessas via EDI é fundamental para os varejistas, explica Tierney, para que eles possam saber o que foi enviado, como foi embalado e quando esperam que ele chegue. Muitos varejistas emitem estornos se acreditarem que um aviso de entrega antecipada de EDI não corresponde à remessa física ou se houver outros erros relacionados a dados, que podem resultar em mais tempo gasto investigando, além de reordenar os custos.

A Fishin’ Co. decidiu implementar o sistema não apenas para cumprir os mandatos dos varejistas, mas também para obter seus próprios benefícios de eficiência. Em primeiro lugar, o sistema EDI foi implantado como uma solução baseada em nuvem pela qual a empresa poderia receber, visualizar e responder aos dados do pedido. A longo prazo, no entanto, a empresa queria integrar a solução ao seu sistema ERP de back-end para que os usuários pudessem receber pedidos automaticamente e para que o atendimento ao seu fornecedor 3PL fosse automatizado.

Portanto, a empresa de frutos do mar começou a trabalhar com o TrueCommerce para criar um sistema EDI e integrar a tecnologia ao seu Microsoft Dynamics NAV ERP. A tecnologia agora é implantada com 14 clientes e várias empresas 3PL. Com a funcionalidade de integração, Tierney diz: “Nós a integramos ao sistema de back-end, que neste caso é o ERP. Eles não precisam acessar o nosso sistema”. Em vez disso, a solução recebe automaticamente novos pedidos de EDI dos clientes e gera automaticamente um pedido de vendas no ERP.

Com a solução EDI, o varejista fornece dados brutos de pedidos relacionados ao portal TrueCommerce. Os serviços da TrueCommerce gerenciam e mantêm a conectividade, bem como o mapeamento de dados para a The Fishin ‘Co. A solução recebe cada pedido, diz Tierney, e “mapeia para algo legível por humanos e o integra” ao ERP, além de gerenciar a comunicação. e mapeamento com o 3PL. “Do ponto de vista do usuário”, ele explica, “eles acessam o ERP e veem seus novos pedidos”.

A solução fornece um log de auditoria de todos os pedidos e também oferece tratamento de exceções. Portanto, se um pedido incorreto for feito – por exemplo, se os dados estiverem em um formato inadequado – a solução identificará o problema. “Para inserir dados no sistema ERP”, diz Tierney, “há uma pré-validação que ocorre”, o que reduz o risco de pedidos imprecisos. O sistema pode devolver automaticamente uma fatura no momento em que um pedido é recebido. Enquanto isso, o fornecedor 3PL envia os produtos solicitados e envia a notificação de remessa automaticamente para a The Fishin ‘Co.

Alguns varejistas exigem reconhecimento pelo atendimento de pedidos, observa Tierney, e a solução TrueCommerce pode fornecer esse recurso, embora a The Fishin ‘Co. não o exija. A economia de tempo para a empresa de frutos do mar não foi medida especificamente, ele acrescenta, embora calcule que ela oferece essa economia para cada pedido. “Se você recebe 100 pedidos e digita manualmente”, afirma, “mesmo que a economia seja de um minuto por pedido, isso pode ser significativo”. Para 3PLs, o EDI também economiza trabalho e evita erros.

A implantação exigia personalização mínima, segundo Tierney, em termos de processos de negócios para a integração do ERP. O maior desafio tem sido garantir que as informações sejam compartilhadas adequadamente entre os membros da cadeia de suprimentos. Por exemplo, ele diz: “Você precisa ter certeza de que está compartilhando muitas informações de e para o ERP para fins históricos”. Desde a implantação inicial no final de 2019, a tecnologia foi implementada para o varejista que a mandava, bem como para os outros 14 clientes da empresa de frutos do mar.

A implantação faz parte de uma tendência entre varejistas e marcas para melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos, diz Tierney. “Estamos ajudando as empresas há anos conectando seus 3PLs a trocar transações de atendimento através de um processo automatizado”, afirma ele, acrescentando que a eliminação de ligações telefônicas, entrada manual e intervenção humana proporcionou maior flexibilidade nas janelas de expedição, uma vez que uma comunicação mais rápida fornece o 3PL com mais tempo para se preparar. “Do ponto de vista da cadeia de suprimentos, trata-se de eficiência e entrega de produtos aos clientes”.

Desde o início da pandemia do COVID-19, a empresa relata que tem visto um crescimento na venda de sua solução EDI para permitir o envio direto ao consumidor. As empresas que ainda não tinham presença on-line estão procurando maneiras de vender on-line agora e enviar mercadorias diretamente para os compradores. “Definitivamente, vimos crescimento nessa frente”, diz Tierney.

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