Tecnologias são necessárias para realizar eventos seguros, no chamado Novo Normal

A diretora da Baumle, organização de feiras de negócios, diz como RFID, Impressão Digital e QR Codes serão usadas para reduzir aglomerações e riscos para a saúde

Edson Perin

O uso de tecnologias com muita inovação e criatividade será ainda mais necessário também para realizar eventos mais seguros depois desta crise na área da saúde em todo o mundo, provocada pelo novo coronavírus e a doença Covid-19, responsáveis pelo estabelecimento do que está sendo chamado como o Novo Normal. Identificação por radiofrequência (RFID), Impressão Digital e QR Codes são alguns exemplos de tecnologias que, de um modo geral, passarão a resolver problemas como evitar aglomerações, o toque evitável com objetos por várias pessoas, riscos para a saúde de expositores e visitantes, entre outros novos protocolos que estão sendo discutidos no setor de congressos e exposições.

Quem explica estas mudanças e ideias de inovação é a executiva Brena Baumle, sócia-diretora da Baumle Organização de Feiras, empresa com sede em São Paulo (SP), especializada na organização e administração da participação de empresas exportadoras brasileiras em feiras internacionais de negócios. Graduada em Comunicação Social, Publicidade e Propaganda e pós-graduada em Marketing de Serviços, com especialização em Marketing Digital, Brena ocupou os cargos de diretora da Hannover Fairs do Brasil e Hannover Fairs Sulamérica, e de representante do Brasil na Koelnmesse, como palestrante na área de promoção comercial em feiras de negócios.

Brena Baumle: ” tecnologias podem ajudar a evitar o contato indesejado das pessoas com botões, catracas e objetos de um modo geral, permitindo acessos e uma movimentação mais higiênica dentro dos pavilhões

IoP Journal – Existem novos protocolos e recomendações sendo discutidos para a realização de eventos dentro e fora do Brasil?

Brena Baumle – Várias organizações estão discutindo medidas de precaução a serem tomadas, quando do retorno das feiras. Podemos esperar para logo a publicação de um manual com os procedimentos. Mas, aqui na Baumle, acreditamos que algumas ideias serão: redução no número de visitantes; controle no número de expositores e visitantes dentro dos estandes; controle do público, com medidores de temperatura e alguma forma de desinfetar malas, bolsas, caixas e outros objetos; recuos obrigatórios na construção dos estandes – podendo mudar para os estandes ficarem mais espaçados e amplos; limpeza frequente de ambientes fechados como auditórios, banheiros, salas, etc; uma melhor ventilação dos pavilhões; garantir que máscaras faciais ou lenços estejam disponíveis, assim como lixeiras especiais para o seu descarte; cumprimentar as pessoas sem tocar; como se deve evitar tocar em objetos comuns, objetos como interruptores de luz, torneiras e portas deverão trocados por modelos automáticos; serão reforçadas as medidas de distanciamento social através de sinais, cartazes e marcações no chão; uso permanente de máscaras e higienização adequada das mãos; além de outras etiquetas de higiene, que se tornarão praxe.

IoP Journal – Você acredita que estes protocolos serão seguidos no Brasil também?

Brena Baumle – Sim, sem dúvida. As regras também serão seguidas pelos promotores de feiras nacionais, principalmente nos grandes centros como São Paulo e Rio de Janeiro, e nas grandes feiras em número de público. A Fiesp [Federação das Indústrias do Estado de São Paulo] lançou por exemplo um Plano de Retomada da Atividade Econômica Pós Quarentena, que serve de guia, orientando diversos segmentos da sociedade – escolas, academias, escritórios, shopping centers – a se estruturarem para que o reinício das atividades ocorra de forma segura. Ainda não menciona as feiras, mas acredito que logo teremos algo semelhante para o nosso setor.

IoP Journal – De que forma as tecnologias de identificação por radiofrequência (RFID), Impressão Digital, QR Codes, entre outras, podem auxiliar na realização de eventos, dentro do que está sendo chamado de “Novo Normal”?

Brena Baumle – Todas estas tecnologias podem ajudar a evitar o contato indesejado das pessoas com botões, catracas e objetos de um modo geral, permitindo acessos e uma movimentação mais higiênica dentro dos pavilhões. Ou seja, dentro do que é considerado protocolo de segurança hoje, que estamos nomeando como o Novo Normal pós corona-crise. Imagino, por exemplo, que tags de NFC [Near Field Communication] ou mesmo um cartão impresso por meio de Impressão Digital possam ser as melhores mídias de acesso a determinados ambientes, ajudando inclusive a controlar a quantidade de pessoas dentro dos limites de segurança para a saúde em cada espaço. Ou, ainda, ter um QR Code nas entradas dos estandes que, por meio de um app, possam avisar a um visitante quando um atendente estiver disponível e à sua espera para conversar pessoalmente, sem que seja necessário criar aglomerações ou filas em certos pontos mais concorridos. De um modo amplo, inteligente e com muita criatividade, estas tecnologias deverão ser embarcadas para oferecer conforto e tranquilidade aos visitantes das feiras e congressos, a partir do segundo semestre.

IoP Journal – Que outras mudanças já podem ser esperadas, no seu ponto de vista?

Brena Baumle – Outra mudança grande serão os agendamentos prévios de reuniões. Os organizadores deverão cada vez mais rastrear os interesses dos participantes em níveis bem detalhados, e ser capazes de organizar reuniões entre expositores e key-visitors [visitantes-chave] com base em interesses, acelerando o processo de vendas. O promotor das grandes feiras terá também que oferecer uma plataforma capaz de eficientemente interagir com os participantes em vários níveis, desde o período pré-feira até o pós-evento, porque os profissionais irão para os eventos em menor número e muito mais focados em resultados. E, por último, todos os pavilhões, sem exceção,  que hospedam feiras de negócios terão de oferecer excelentes conexões de internet Wi-Fi gratuitas – coisa que hoje ainda não é uma realidade – e estações de recarga para que os visitantes possam utilizar os seus próprios gadgets e não ter contato com totens de informações touch-screen, tão comuns no tempo pré-pandemia.

IoP Journal – Com a experiência que a Baumle acumula no segmento de eventos e feiras no mundo inteiro, como as restrições impostas pelo novo coronavírus impacta os negócios neste primeiro momento? 

Brena Baumle – Nesses 27 anos de empresa, nunca tivemos que viver um cenário como este, com cancelamentos e adiamentos em massa dos eventos em função de uma séria pandemia mundial. Trata-se de uma situação sem precedentes e, portanto, bastante difícil conseguir mensurar os impactos. Entretanto, uma coisa é certa, sem o apoio do governo, apesar dos grandes esforços da própria indústria de eventos e exposições, o setor não conseguirá atravessar esse período de maneira a futuramente ser capaz de uma retomada ágil. Este é um fator importantíssimo para as empresas expositoras que precisarão rapidamente dar vazão nas suas vendas, que ficaram em grande parte represadas por conta dos períodos de quarentena impostos pelos governos de vários países. As empresas precisarão urgentemente dos eventos para garantir plataformas de vendas, negociação e aproximação com os públicos-alvo.

IoP Journal – Quais são as dúvidas do seu setor, neste momento?

Brena Baumle – Algumas dessas dúvidas são: as plataformas digitais darão conta de manter os negócios aquecidos? Como o setor de feiras resistirá? Como os calendários vão se readequar para um segundo semestre repleto de eventos? Temos trocado informações intensivamente com as principais associações e promotores de feiras dos 20 países onde trabalhamos, tanto para discutir novas datas e deadlines, quanto para tratar de novas regras, protocolos e principalmente garantir que os envolvidos adotem uma política comercial flexível para lidar com a crise que não prejudique ainda mais as empresas exportadoras brasileiras. A relevância dessas discussões é grande, visto que o investimento em feiras e eventos gira em torno de 50% de toda a verba de marketing das empresas europeias.

IoP Journal – Com quais dados você está trabalhando especialmente no âmbito dos eventos internacionais?

Brena Baumle – Trabalhamos com alguns dados relevantes, como, dos 2,9 milhões de profissionais que ocupam cargos de decisão na Alemanha, 82% tem o hábito de realizar reuniões importantes em feiras de negócios. Se considerarmos, os que tem menos de 40 anos dessa amostra, a porcentagem sobe para 85%. Em euros, 4,7 bilhões é a cifra investida anualmente por visitantes em feiras na Alemanha, segundo a AUMA [associação do setor de feiras de negócios da Alemanha]. A Alemanha, reconhecida como o país das feiras, já foi duramente atingida por cancelamentos e adiamentos no seu extenso calendário de eventos. Organizadores de feiras e todos os prestadores de serviços, como construtores de estandes, empresas de catering, entre outros, já estão sofrendo pesadas perdas financeiras. Muitos outros ramos de negócios também são afetados, como a indústria hoteleira, de transportes, gráficas entre vários fornecedores e milhares de contratados locais. Segundo a AUMA, espera-se uma perda de cerca de três bilhões de euros para a economia apenas com os cancelamentos e adiamentos de feiras, afetando mais de 24.000 empregos, sem contar que o país perderá pelo menos 470 milhões de euros em receitas tributárias. Lembrando ainda, que esses valores não incluem os contratos de vendas perdidos de empresas expositoras que fazem seus negócios prioritariamente nas feiras. A Alemanha é a número um no mundo em termos de organização de feiras internacionais. Anualmente, são realizadas de 160 a 180 feiras internacionais no país, que reúnem 180.000 expositores e 10 milhões de visitantes de 160 países em média. Os investimentos de expositores e visitantes com feiras, de maneira macroeconômica, somam mais de 28 bilhões de euros. Mais de 230.000 empregos são garantidos anualmente e as receitas tributárias baseadas em feiras somam 4,5 bilhões de euros todos os anos.

IoP Journal – E quais são as expectativas em relação ao Brasil e outros eventos internacionais?

Brena Baumle – No Brasil, com alguns centros de feiras sendo convertidos em hospital de campanha durante a crise da Covid-19, todo o calendário está sendo refeito. As atualizações estão sendo frequentemente divulgadas pela UBRAFE – União Brasileira de Feiras– para que expositores e visitantes consigam se programar melhor. Ainda não temos dados muito precisos, mas acredito que logo teremos estimativas bem pesadas também. Está havendo um esforço imenso no sentido de garantir algumas plataformas. O Sial China, por exemplo, que aconteceria em maio em Shanghai, foi transferido para setembro em outro pavilhão – ou seja, toda a feira tem que ser replanejada. Algumas feiras com ciclo anual não ocorrerão este ano, mas serão adiadas para a próxima data regular em 2021, como a tradicional Feira Industrial de Hannover. Vê-se também que as plataformas digitais se tornaram muito mais relevantes e alguns eventos estão migrando do presencial para o digital rapidamente, tal como a maior feira de Games do mundo, a Gamescom, em Colônia, que estava marcada para a última semana de agosto. O governo federal da Alemanha anunciou no dia 15 de abril uma proibição para eventos com mais de cem pessoas até 31 de agosto – a feira recebeu 373.000 visitantes em sua ultima edição, então, já foi lançada como uma evento 100% digital. A Canton Fair, a mais antiga feira multisetorial chinesa, que atraiu mais de 195.000 compradores estrangeiros, também irá acontecer em modo online em 2020.

Novo Normal exige novos protocolos para congressos e feiras

IoP Journal – Há expositores que desejam realizar os eventos ainda neste ano?

Brena Baumle – Sim. Os promotores estão sendo fortemente pressionados pelos expositores para que as feiras do final do ano aconteçam, visto que se entende que há uma necessidade de escoar as vendas urgentes. Mas, apesar de setembro, outubro e novembro teoricamente serem meses normais de feiras, com certeza, serão eventos menores e com algumas restrições como os pontos colocados acima. Acredito que uma vez definido o protocolo final, um plano de comunicação será construído e implantado em todos os grandes centros de feiras mundiais.

IoP Journal – As empresas expositoras pretendem participar dos eventos mundiais?

Brena Baumle – Aos poucos, e com muita cautela, estamos vendo crescer um movimento de retração do lockdown para que a economia seja retomada, o que deve ocasionar maior grau de segurança e estabilidade. Então depois de quatro semanas de silêncio completo, estamos percebendo um interesse dos expositores em voltar a conversar para planejar os eventos do segundo semestre. Aos poucos, estamos voltando a receber briefings de estandes e questionamentos sobre valores e deadlines. As empresas estão vendo que utilizar esse período de quarentena para planejar e definir mercados prioritários é uma atitude bastante eficiente. Estamos orientando nossos clientes mantenham os canais de contato com os clientes deles – mesmo com as equipes em casa –, que organizem seus mailings e aproveitem a fase para analisar e descobrir novas oportunidades. É um trabalho que não poderá ser deixado para depois, pois com estruturas mais enxutas, as empresas não terão tempo hábil na velocidade da retomada dos negócios internacionais. Quem não estiver preparado poderá perder oportunidades.

IoP Journal – Qual é a sua expectativa para o segundo semestre de 2020 e para o ano que vem?

Brena Baumle – Sabemos que o setor de eventos é crucial para a economia dos países e envolve, não apenas as empresas promotoras de feiras, como os pavilhões, montadoras de estande e inúmeros prestadoras de serviços. Sem contar as próprias empresas expositoras que contam com essa plataforma de negócios para promover seus produtos e serviços de maneira muito eficiente. Uma cadeia enorme, que envolve inúmeros empregos e que traz muitas perdas ao parar. Nenhum outro dispositivo de marketing é capaz de representar uma empresa e seus produtos de maneira tão abrangente quanto o contato pessoal. Assim, acredito que essa imensa crise é passageira e as empresas rapidamente irão conseguir se adequar para a retomada dos negócios. Ao que tudo indica, na Europa, partir de setembro já teremos feiras acontecendo e outubro e novembro serão meses bastante concorridos. Um cenário mais normal, com um calendário mais próximo do que conhecemos, só veremos a partir do segundo semestre de 2021.

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