Claire Swedberg
O hospital belga AZ Sint-Maarten aumentou sua eficiência de gerenciamento de ativos, garantindo que o pessoal possa localizar milhares de itens quando necessário. A instalação médica está usando a tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID), de ultra-alta frequência (UHF), fornecida pela Aucxis RFID Solutions. Desde que o sistema foi ativado, aumentou a velocidade com que materiais médicos, desde bombas até leitos de pacientes e cadeiras de rodas, podem ser localizados e recuperados, de acordo com Stijn Dupriez, diretor do departamento técnico de projetos e qualidade do hospital. A instalação também trouxe benefícios financeiros, diz ele, já que os equipamentos disponíveis agora estão sendo usados com mais frequência, reduzindo a necessidade de excesso de estoque.
Aproximadamente 4.500 tags foram aplicadas até o momento, enquanto o objetivo de longo prazo é rastrear mais de 20.000 ativos. O hospital regional atende a área ao redor da cidade belga de Mechelen, que se estende de Ranst a Zemst e de Londerzeel a Heist-op-den-Berg. O hospital possui 643 leitos, além de diversos departamentos de pesquisa e um amplo ambulatório. Cerca de 50 por cento de seus leitos de pacientes estão em quartos individuais. O hospital atende mais de 49.000 pacientes anualmente, 60% dos quais recebem tratamento ambulatorial, enquanto outros 300.000 visitam a clínica para exames ou consultas agendadas.
A gerência e o pessoal sabiam, como parte do processo de atendimento para muitos pacientes, que muito tempo estava sendo gasto na busca de ativos. Essa ineficiência ficou mais evidente com a abertura de suas novas instalações maiores em outubro de 2018. O número de horas que os funcionários desperdiçaram procurando materiais não foi registrado no sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) do hospital, mas as evidências indicaram que o ativo as buscas estavam afastando os funcionários de outras tarefas mais críticas. Portanto, a instalação optou por implantar um sistema que abordasse esses desafios e iniciou a análise de tecnologia no início de 2021.
“Percebemos rapidamente que o investimento e os custos recorrentes das tecnologias BLE [Bluetooth Low Energy] e de etiquetas ativas Wi-Fi seriam muito altos”, diz Dupriez. “O RFID pareceu ser a tecnologia certa e acessível para nós”, já que as tags passivas não precisam de baterias e, portanto, são mais baratas. Para reduzir ainda mais as despesas, o hospital procurou maneiras de capturar dados de localização sem instalar leitores fixos nas instalações. “Desenvolvemos isso ainda mais com a equipe Aucxis e tivemos a ideia de trabalhar com scanners móveis” que poderiam ser montados nos carrinhos móveis existentes no hospital, conhecidos como carrinhos.
A AZ Sint-Maarten lançou um concurso para este conceito em maio de 2021, lembra Dupriez, que foi concedido à Aucxis em julho daquele ano. Após um piloto em julho, a implantação ocorreu entre agosto de 2021 e junho de 2022. As tags ainda estão sendo aplicadas aos ativos. Desde o início, ele diz: “Optamos conscientemente por uma abordagem em fases”. Um projeto de prova de conceito foi concluído primeiro, seguido pelo lançamento com modificações para otimizar o sistema para o hospital.
A instalação enfrentou vários desafios, diz Dupriez, incluindo as dezenas de milhares de etiquetas necessárias para rastrear ativos para suporte de enfermagem e manutenção de equipamentos. O hospital queria rastrear não apenas ativos de alto valor, mas também outros itens comumente usados. A Aucxis trabalhou com a AZ Sint-Maarten para determinar que seu kit Atlas com leitores e antenas móveis poderia ser integrado aos carrinhos de logística existentes, de acordo com Patrick Catthoor, gerente de contas da Aucxis. O software pode ser perfeitamente integrado ao sistema de gerenciamento Ultimo existente do hospital, diz ele, e como a solução usa etiquetas RFID passivas, não havia limite para o número de ativos que poderiam ser etiquetados.
O piloto forneceu à equipe de implantação a confirmação de várias questões técnicas. Descobriu-se que as etiquetas RFID instaladas nas dobradiças das portas de cada quarto podiam ser lidas corretamente por leitores móveis à medida que os carrinhos passavam ou entravam pelas portas. Também descobriu que as etiquetas podem ser lidas dentro dos quartos dos pacientes a partir dos corredores e vinculadas a etiquetas específicas da sala. A equipe pesquisou a tag mais adequada para cada tipo de ativo. A prova de conceito os ajudou a identificar diferentes tipos de material (metal ou têxtil, por exemplo) e a etiqueta RFID UHF mais adequada para cada um. As etiquetas precisavam atender também aos requisitos dos ambientes médicos, por isso foram selecionadas por sua resistência à poeira e às limpezas frequentes dos dispositivos em que são montadas.
A implantação subsequente em todo o hospital envolveu a aplicação de etiquetas RFID em cada equipamento. Para fazer a leitura dessas etiquetas, a Aucxis integrou seu próprio kit de hardware Atlas, com leitores móveis de RFID e antenas da Impinj, em cinco carrinhos existentes usados para o empréstimo de mercadorias e entregas de bebidas. Os leitores utilizam a bateria já embutida em cada carrinho para alimentação. Dessa forma, a equipe médica não precisa realizar tarefas extras para identificar os materiais, como carregar um leitor portátil e fazer passeios extras em vários departamentos para capturar as contagens de estoque.
Em vez disso, o processo de localização é integrado automaticamente às rotinas diárias dos trabalhadores. À medida que o hospital adquire novos produtos, os funcionários anexam uma etiqueta RFID UHF codificada com um número de identificação exclusivo para cada item. Eles então registram essa etiqueta e a vinculam ao produto específico no software ERP, usando um leitor portátil que executa o aplicativo Polaris da Aucxis, que interroga o ID da etiqueta e o código de barras do produto para criar o link. O ativo é então colocado em uso.
Cada vez que um carrinho passa de ou perto de uma sala para outra, os dados são capturados da etiqueta do localizador da dobradiça da porta e das etiquetas de ativos, e essas informações são encaminhadas para o software por meio da conexão Wi-Fi padrão existente. Os dados de localização são atualizados e armazenados no software Polaris Asset Management baseado em nuvem da Aucxis. Se um item estiver faltando ou for identificado em um local incorreto, um alerta poderá ser exibido para os usuários.
Quando os carrinhos seguem rotas de um paciente para outro, eles passam mais de 90% dos ativos marcados, de modo que a equipe não precisa realizar tarefas extras para identificar esses materiais. Para cobrir os 10% restantes, a Aucxis equipou um dos carrinhos de transporte do hospital com o hardware Atlas.
O software Polaris Asset Management serve como uma plataforma de gerenciamento RFID que coleta e gerencia os dados lidos e os exporta para o sistema Ultimo ERP do hospital. O middleware Hertz da Aucxis é executado no kit de hardware Atlas para fornecer interpretação e integração. A empresa também estendeu as funcionalidades do Atlas para os requisitos do AZ Sint-Maarten, para servir como buffer de dados, e continua a digitalizar mesmo sem uma conexão Wi-Fi. Essas funcionalidades adicionadas agora fazem parte da solução padrão Atlas.
Desde que o sistema foi ativado, diz Dupriez, a administração do hospital recebeu atualizações diárias sobre as localizações atuais de todos os materiais marcados. “Percebemos que são cerca de 250 movimentações por dia”, afirma, em que um ativo é realocado para uma nova sala ou área. Em julho deste ano, 1.899 dos 8.327 dispositivos médicos foram etiquetados, enquanto 2.869 dos 16.094 materiais de enfermagem ou instalações foram etiquetados. O custo das etiquetas de etiquetas RFID é apenas uma fração do preço das etiquetas ativas, observa Catthoor, portanto, não há limite para o número de mercadorias que podem ser localizadas.
O hospital descobriu que o benefício da tecnologia é sentido mais imediatamente pelo pessoal dos serviços de suporte. Por exemplo, o departamento de Instrumentação Médica pode localizar rapidamente materiais que requerem manutenção, permitindo que sejam devolvidos mais rapidamente para atendimento aos pacientes. Além disso, o Centro de Empréstimos agora sabe onde os ativos estão localizados e, consequentemente, em qual departamento, bem como se os departamentos podem estar descartando muitos ou poucos itens para empréstimo. Enquanto isso, o Departamento de Enfermagem pode recuperar dados no sistema Ultimo ERP indicando quais materiais estão atualmente nessa área.
“Começamos agora a marcar nossos materiais médicos que se movem com frequência”, afirma Dupriez, junto com objetos emprestados pelo Centro de Empréstimos. Móveis e alguns equipamentos técnicos, como escadas, serão marcados em seguida. Daqui para frente, informa, a farmácia do hospital fará análises para examinar o rastreamento e faturamento automático de implantes médicos e cateteres.