Claire Swedberg
Desde que a atacadista de aluguel de áudio e vídeo Rentex lançou uma solução de identificação por radiofrequência para rastrear ativos que entram e saem de suas 10 instalações, a empresa relata que ganhou eficiência e precisão em suas contagens de estoque. A Rentex está capturando automaticamente os números de identificação de equipamentos etiquetados que envia e recebe de seus clientes da indústria de entretenimento. A solução foi fornecida pela empresa de software Rental Tracker do sul da Califórnia usa tags RFID UHF da Vizinex.
O sistema foi colocado no ar em dezembro de 2020, e a empresa diz que desde então reduziu o tempo necessário para os funcionários puxarem, embalarem e despacharem mercadorias em minutos por pedido, bem como o tempo necessário para realizar contagens de estoque anuais. A Rentex está entre as maiores locadoras de equipamentos audiovisuais (A / V) e de informática para o setor de entretenimento. Seus clientes incluem hotéis, empresas de cinema e produções de televisão. “Como tal, operamos 24 horas por dia, 7 dias por semana em um ambiente de ritmo acelerado para atender às necessidades de nossos clientes”, disse Marcus DeLuco, CTO da Rentex.
A empresa monta kits de locação com os equipamentos necessários para cada cliente, além de processar as devoluções e realizar manutenções antes de o equipamento ser colocado novamente em serviço. Tradicionalmente, um processo manual demorado era necessário para garantir que todos os itens corretos fossem incluídos em cada kit de aluguel à medida que eram enviados aos clientes e que todos eram devolvidos de maneira adequada. Quando um pedido estava sendo atendido, os trabalhadores normalmente tinham que caminhar fisicamente pelo depósito encontrando o equipamento necessário, confirmar visualmente se era o item certo e, em seguida, digitalizar um código de barras ou anotar o número de série no papel.
A Rentex possui centenas de milhares de ativos que aluga aos clientes e os hospeda em 10 instalações. Sendo assim, diz DeLuco, localizar e confirmar o equipamento antes de enviá-lo a um cliente pode levar um tempo considerável. A empresa gerencia seus ativos por meio de um software que, segundo ele, é semelhante ao modelo de operação das locadoras de veículos. Seu software existente não suportava RFID, embora a empresa desejasse a automação que uma tecnologia como RFID poderia fornecer, para tornar o puxar, enviar e receber mais rápido e preciso. A Rentex começou então a pesquisar um novo software que pudesse empregar RFID para automatizar o gerenciamento de ativos.
“Decidimos investigar a integração de RFID para aumentar a eficiência de nossas operações de depósito”, lembra DeLuco. “Foram necessários apenas alguns testes para solidificar que o RFID precisava ser incluído na atualização planejada do sistema operacional.” Em janeiro de 2020, a empresa começou a trabalhar com a Rental Tracker – que fornece software para rastreamento e gerenciamento de estoque na indústria de entretenimento cinematográfico – para implantar seu software RTPro com tecnologia RFID, hospedado em nuvem para Rentex. A Rental Tracker pretende lançar uma versão baseada na Web do RTPro no final de 2022. O software RTPro foi projetado para ser configurado de acordo com os fluxos de trabalho de uma empresa e para aumentar a visibilidade do armazém e do gerenciamento, disse Cindy Trinidad, presidente da Rental Tracker.
Quando a Rentex abordou o Rental Tracker, ela buscou uma solução que pudesse acelerar os tempos de check-out e check-out. Ela também queria otimizar seu estoque e contagem cíclica, diz Trinidad, bem como melhorar a prevenção de perdas ao facilitar a localização de itens perdidos. Além disso, a empresa queria obter um recurso de verificação de pedido para confirmar a precisão dos pedidos embalados à medida que eram enviados. Finalmente, a Rentex queria obter um retorno sobre seu investimento com base na eficiência aprimorada.
A solução foi desenvolvida e instalada em um período de aproximadamente 12 meses. A Rentex adotou leitores RFID UHF portáteis para localizar e identificar todos os ativos, diz Trinidad. Cada item possui uma etiqueta RFID passiva anexada a ele, codificada com um número de identificação exclusivo que está vinculado às informações do equipamento, incluindo seu número de série e histórico de manutenção. Para o comissionamento de tags, o Rental Tracker usa um arquivo do provedor de tags Vizinex que fornece os códigos EPC das tags, e o software RTPro vincula cada tag às informações do ativo correspondente. A equipe da Rentex realiza o processo de comissionamento internamente, conforme as etiquetas são aplicadas aos novos equipamentos. Isso, diz Trinidad, é um processo rápido.
A Vizinex oferece à Rentex três marcas de seu portfólio que são projetadas para o setor de aluguel de equipamentos, de acordo com Ken Horton, presidente e cofundador da Vizinex. O Cable Tag pode ser acoplado a cabos usados pelos clientes da Rentex para câmera ou equipamento de som, com um suporte que é durável o suficiente para sustentar o “tratamento do estaleirador que os itens experimentam no local, enquanto lêem com eficácia”, diz ele. A etiqueta Slim On-metal tem um tamanho pequeno para caber em uma ampla variedade de ativos de metal, com um alcance de leitura de mais de 20 pés, enquanto a Duo Tag fornece montagem em várias superfícies e pode ser usada opcionalmente como uma etiqueta suspensa.
Quando a Rentex recebe um pedido do cliente, os funcionários do depósito usam uma lista dos equipamentos que precisam ser embalados para aquela solicitação específica, como câmeras, lentes, acessórios de iluminação, telas de projeção e cabos relacionados. Os funcionários então se movem pelo depósito puxando o equipamento necessário e colocando-o em uma área de armazenamento. Eles usam um leitor portátil para interrogar as etiquetas em todos os equipamentos, confirmando se as mercadorias correspondem ao pedido do cliente. Se um item estiver faltando ou se o item errado tiver sido retirado, os trabalhadores podem visualizar essas informações e corrigir o pedido.
Se o equipamento requer manutenção, essas informações podem ser visualizadas para garantir que não sejam enviadas a um cliente sem a manutenção adequada. Os ativos são movidos para a doca de carregamento, junto com qualquer equipamento opcional adicional necessário para concluir o pedido, e são carregados em um veículo de entrega Rentex ou no caminhão do cliente. Os dados relativos ao equipamento que está sendo enviado são gerenciados no software RTPro, que pode suportar três pontos de preparação com leituras RFID, permitindo que a Rentex use leitores RFID novamente durante o processo de recebimento para garantir que todo o equipamento seja recebido.
O RTPro permite que a Rentex conduza análises relacionadas à utilização de equipamentos, bem como à receita gerada por uma empresa-mãe, seus clientes, agentes de aluguel, vendedores, projetos, locais ou departamentos. Ele também contém relatórios de ROI e projeções. O software pode exibir ou enviar alertas para eventos pré-configurados, como metas atingidas, alterações em pedidos e itens enviados para reparo, e a empresa realiza inventários físicos anuais de todas as mercadorias em seus locais. Esse processo agora pode ser realizado com RFID, exigindo uma fração do tempo que uma contagem manual de estoque exigia.
A tecnologia foi transmitida ao vivo simultaneamente em todos os 10 locais. O maior desafio na implantação foi o processo demorado de etiquetar todos os equipamentos, relata a empresa, embora Trinidad diga que o software foi facilmente implementado em todos os sites. De acordo com Horton, a indústria de aluguel de equipamentos apresenta alguns desafios para a tecnologia RFID. Os cabos, em particular, são frequentemente embalados em caixas ou empilhados em paletes, explica ele, com até 50 cabos muito próximos uns dos outros. Algumas etiquetas podem ficar obscurecidas nas sombras RF lançadas pelo metal de outros cabos no mesmo contêiner. As tags Vizinex, diz ele, são projetadas com uma ampla resposta de frequência que permite altas taxas de leitura, apesar dessas condições.
A durabilidade é outro desafio que esse ambiente apresenta, diz Horton, que ele descreve como “importante em um ambiente onde os clientes podem não estar tratando o equipamento com delicadeza”. O tamanho pequeno oferece a capacidade de etiquetar mercadorias com espaço restrito, enquanto a montagem de etiquetas inclui opções de adesivo ou etiqueta pendurada. Desde que o sistema foi colocado no ar, relata DeLuco, a funcionalidade RFID reduziu o tempo geral de processamento em depósitos. Algumas funções que antes exigiam mais de 20 minutos para serem concluídas, agora foram reduzidas para 10 segundos, observa ele.
Houve alguns benefícios adicionais, diz DeLuco, como a capacidade de localizar ativos se um item estiver faltando. Os usuários podem simplesmente caminhar pelo armazém com o leitor no modo contador Geiger até que o item seja localizado. Em última análise, diz ele, muitos “pequenos benefícios” somam-se a grandes, e alguns deles são integrados ao software. “É a maneira como o novo software lida com os dados da etiqueta que, em última análise, fornece as informações adicionais que tínhamos que reproduzir manualmente em nosso sistema anterior.” Isso inclui informações sobre a movimentação de mercadorias de um cliente para um funcionário, bem como quem estava com esses itens, quem os tocou por último e onde provavelmente estão localizados.
Os funcionários que usam a tecnologia responderam positivamente, relata DeLuco, e estão trabalhando com a gerência para melhorar a funcionalidade e resolver qualquer leitura de tag perdida. “Estamos aprendendo todos os dias”, afirma ele, “e melhorando constantemente nossos processos internos para reduzir leituras indesejadas de etiquetas de proximidade”. Os funcionários que lidam com o cliente da empresa indicaram que apreciam a capacidade de verificar o estoque instantaneamente.
Os clientes também estão vendo os benefícios do RFID, em termos da velocidade com que a documentação de devolução é fornecida. Na verdade, DeLuco diz: “Estamos sendo solicitados a demonstrar como o usamos, [e] discutir como eles podem implementá-lo em suas próprias instalações e quais obstáculos encontramos durante a implementação.” No longo prazo, diz ele, a empresa pode optar por instalar leitores fixos em portais, como portas de docas, para automatizar ainda mais a captura de dados.