Claire Swedberg
A RFiD Discovery (uma empresa Paragon ID) lançou uma solução automatizada para ajudar os funcionários de um hospital a preencher os kits médicos usados nas unidades cirúrgicas, para garantir que o equipamento certo esteja disponível a tempo para cada procedimento. Com o sistema, os itens com etiqueta RFID ou com Código de Barras são identificados sempre que são embalados para uma cirurgia ou devolvidos às prateleiras de suprimentos sem uso. O aplicativo e o software RFiD Discovery, que fornecem instruções para a seleção de cada item, garantem que os produtos certos sejam escolhidos.
O sistema foi implantado inicialmente em 2016 pelo primeiro adotante, um grande hospital de confiança dos Serviços de Saúde Nacionais (NHS) agudos no leste do Reino Unido que pediu para permanecer anônimo e economizou sete ou oito horas de trabalho por dia para médicos e enfermeiras, permitindo que pessoal não relacionado à saúde conduza a coleta e devolução de equipamentos não utilizados para as operações. A solução visa poupar enfermeiras e outros provedores de saúde muito bem pagos e ocupados de ter que gerenciar suprimentos e equipamentos em vez de gastar esse tempo com os pacientes.
A RFiD Discovery desenvolveu a solução para o hospital do NHS e agora está vendendo comercialmente para hospitais em todo o mundo. A empresa projetou o sistema para tornar a coleta de ferramentas e suprimentos mais automática. Outro hospital do Reino Unido está agora implantando a tecnologia, e RFiD Discovery relata que o sistema deve economizar tempo de sua equipe clínica, bem como garantir que nenhum procedimento seja atrasado devido a uma falha no preparo do equipamento apropriado na sala cirúrgica. O RFiD Discovery vê a tecnologia como uma ferramenta para ajudar os hospitais a lidar com o acúmulo de cirurgias que ocorreram devido à pandemia de COVID-19, diz Simon Dawkins, consultor líder de RFID da empresa.
A responsabilidade tradicional de selecionar o equipamento para cada cirurgia, diz Dawkins, recai sobre enfermeiras e médicos altamente pagos, que devem ir ao almoxarifado e coletar o equipamento antes de cada procedimento. Eles geralmente sabem o que precisam e podem selecionar vários de alguns itens para garantir que qualquer coisa que possa ser necessária durante uma operação esteja disponível. Os itens não usados podem então ser devolvidos às prateleiras. No entanto, esse processo manual não apenas consome tempo para os enfermeiros, mas também leva a grandes volumes de mercadorias sendo transportadas para e das cirurgias, com atenção limitada ao que pode ter sido desperdiçado ou perdido.
Para enfermeiras e outros médicos, explica Dawkins, o objetivo é garantir que todo o equipamento necessário durante cada cirurgia esteja disponível. A solução visa tornar o processo de seleção e devolução de mercadorias transparente e fácil de realizar. “Viramos o processo de cabeça para baixo”, diz ele, ao construir um sistema que pode orientar os indivíduos que coletam equipamentos durante o processo para cada procedimento do paciente. Dawkins compara isso a fazer um supermercado funcionar com uma lista de itens necessários, embora os dados sejam digitais e o sistema rastreie automaticamente o que está sendo feito para evitar erros. O hospital usa o software e o aplicativo para gerenciar os dados, e cada local pode optar por usar tags RFID UHF, códigos de barras ou uma combinação dos dois.
Cada novo suprimento, implante ou ferramenta é etiquetado com um número de ID exclusivo que é codificado ou impresso na etiqueta e é então vinculado a esse item no software. O software também armazena a prateleira em que cada produto deve ser armazenado. Quando os trabalhadores começam seu processo de separação diário, eles usam um leitor RFID portátil e um leitor de código de barras executando o aplicativo RFiD Discovery, que exibe o primeiro procedimento cirúrgico programado e lista os itens necessários, junto com a prateleira em que estão armazenados. Os usuários podem então coletar os itens necessários em bolsas reutilizáveis, digitalizando ou interrogando cada etiqueta enquanto o fazem.
O aplicativo atualiza a lista após cada verificação e exibe um aviso no leitor se o item errado for selecionado. O aplicativo não finaliza o pedido até que todos os itens sejam embalados, e os usuários podem adicionar itens adicionais por meio de relatórios de exceção, bem como inserir notas, se necessário. Eles então liam a etiqueta RFID na sacola, vinculando-a a todos os itens embalados dentro desse procedimento. O sistema imprime uma etiqueta listando o nome do paciente e as ferramentas colocadas na bolsa, que podem ser afixadas a ela.
A sacola é movida diretamente para a sala cirúrgica designada, onde um leitor RFID naquela sala pode capturar a ID da sacola para confirmar o que foi recebido. Após a conclusão do procedimento, todos os itens não utilizados podem ser colocados de volta na mesma sacola (alguns podem nem ter sido removidos), para serem devolvidos à área de abastecimento. Um membro da equipe escaneia ou lê cada etiqueta conforme as mercadorias são devolvidas e os dados coletados podem ser armazenados para fornecer um registro de quais suprimentos, ferramentas ou implantes foram usados naquele paciente.
“O que isso significa é que todas as operações começam no prazo”, afirma Dawkins, “e tudo o que é necessário está nessa caixa.” No pós-operatório, diz ele, os dados fornecem uma oportunidade para análise. “Com o tempo, podemos começar a analisar o que eles estão usando e o que não usam.” Por exemplo, se certos itens são frequentemente adicionados a uma lista de procedimentos ou são frequentemente devolvidos sem uso, o sistema pode determinar se o hospital precisa atualizar seus sistemas de aquisição. Muito tempo depois de feita a cirurgia, os dados podem ser usados no caso de um recall, como um implante que pode ser rastreado até um determinado paciente.
A empresa está lançando a solução após cinco anos de seu uso pelo NHS Trust Hospital, uma vez que a demanda por eficiência cirúrgica tem aumentado. Isso pode ser devido, em parte, à pandemia, observa a empresa. “Por causa do COVID, há um acúmulo de cirurgias”, explica Dawkins, “portanto, trata-se de garantir que eles tenham tudo de que precisam para que as operações comecem no prazo e [ajudá-los] a lidar com esse acúmulo”.
A solução inclui tags RFID UHF da Paragon ID, mas é agnóstica quando se trata de leitores RFID e pode incluir um leitor adequado a um caso de uso específico e requisitos de custo. Por exemplo, consumíveis de baixo valor podem receber códigos de barras, enquanto itens de última geração, como implantes ou ferramentas, teriam etiquetas RFID e um dispositivo portátil que pudesse ler etiquetas RFID, bem como códigos de barras seria normalmente empregado. O sistema também pode incluir capacidade de localização em tempo real por meio de leitores suspensos ou gabinetes inteligentes para dados automáticos relativos aos níveis de estoque nas áreas de abastecimento.
Um hospital que realiza 55.000 cirurgias por ano em 42 salas está usando a solução para todas essas salas. Desde a implantação, a instalação descobriu que a solução economizou 60 libras de desperdício reduzido por operação, identificando onde os suprimentos estão localizados e garantindo que eles não sejam descartados sem uso. Além disso, conseguiu economia de tempo clínico e a tecnologia levou a uma redução de estoque de um milhão de libras. Para muitos hospitais, indica o RFiD Discovery, o desafio de adotar a tecnologia é quebrar as tradições existentes e a relutância por parte dos profissionais de saúde em mudar.
“Você está transferindo a responsabilidade da equipe de cirurgia para a área de compras”, diz Dawkins, o que pode levantar preocupações para os provedores de saúde até que eles se ajustem à nova solução. Muitas instalações, acrescenta, podem não perceber quanto produto está sendo desperdiçado até que obtenham os dados que a RFID pode fornecer. Se a administração desconhece quais produtos estão sendo descartados sem serem usados, um hospital não sabe o custo desse lixo. “É a análise que faz tudo funcionar”.