Claire Swedberg
Empresa de aluguel de equipamentos elétricos Kwick Power Rentals implantou um sistema de identificação por radiofrequência que captura dados em questão de minutos sobre quais mercadorias estão saindo e retornando às suas instalações, para fornecer informações confiáveis sobre o status de cada produto. Com a tecnologia, a empresa conseguiu identificar se algum item está faltando em um pedido devolvido e, em seguida, cobrar e notificar com precisão um cliente. A solução, fornecida pela empresa de tecnologia A2B Tracking, consiste em etiquetas RFID UHF robustas, leitores portáteis e software baseado em nuvem que gerencia os dados.
O equipamento da Kwick Power Rentals é usado para testar infraestrutura de energia crítica em data centers, hospitais ou outras instalações críticas com um sistema de energia complexo que não pode falhar. Os negócios vêm crescendo para os provedores de testes de energia, relata a empresa. Quando geradores ou outros equipamentos são instalados em uma nova construção, por exemplo, a Kwick Power Rentals fornece as ferramentas necessárias para testar o sistema de energia e garantir que ele funcione corretamente. A empresa foi lançada há cinco anos em Mamaroneck, Nova York, atendendo principalmente o condado de Westchester e a região dos três estados, mas também nos Estados Unidos, de acordo com Jason Hanis, presidente da Kwick Power Rentals.
Nos últimos dois anos, diz Hanis, a Kwick Power Rentals tem aproveitado seu sistema RFID para garantir a visibilidade e a responsabilidade dos produtos que aluga para esses clientes. Os clientes da empresa incluem construtores e empreiteiros elétricos envolvidos no comissionamento de novas instalações para garantir a qualidade e a capacidade de resposta da energia. Para realizar esses testes, a Kwick Power Rentals fornece bancos de carga que colocam uma amostra de carga no equipamento. Também aluga medidores e uma variedade de cabos que são usados por uma semana, um mês ou mais. A empresa envia seus equipamentos de e para os clientes, usando seus próprios caminhões para entregas locais, e fornece remessas do tamanho de carretas por meio de uma transportadora terceirizada.
Identificando cada cabo emaranhado em uma caixa
O desafio da Kwick Power Rentals tem sido garantir que todos os produtos enviados aos clientes sejam devolvidos e contabilizados. O valor do equipamento pode ser alto, diz Hanis, incluindo cabos, que muitas vezes são difíceis de identificar e são frequentemente perdidos entre os processos de aluguel e devolução. Tradicionalmente, as empresas enfrentam um grande desafio quando se trata de identificar equipamentos, como cabos que geralmente são enviados em grandes caixas. Na maioria dos casos, os indivíduos realizam uma contagem do equipamento à medida que é enviado e novamente quando é recebido de volta. Se uma discrepância for descoberta, eles discutem o problema com seu cliente, que pode discordar que um item esteja faltando ou que ele seja o responsável.
Cada equipamento tem um número de série único, enquanto os cabos tradicionalmente se enquadravam na categoria “ativo em massa”, o que significa que eles eram contados apenas fisicamente, sem serem identificados de maneira exclusiva. Se 300 cabos e fios são devolvidos embalados juntos como “uma tigela de espaguete”, diz Hanis, os funcionários devem separar, examinar e contar todos os itens. Somente após a conclusão desse processo a empresa pode retornar ao cliente para indicar se todos os bens foram devolvidos ou se algum está faltando. Esse processo pode levar dias para ser concluído.
Cada cabo pode pesar 50 libras, diz Hanis, portanto, identificar o tipo e contar cada cabo pode exigir excesso de trabalho pesado e muito trabalho para desembaraçá-los. A empresa decidiu que a RFID poderia fornecer uma solução. Ao ler todas as etiquetas dentro de uma caixa por meio de um leitor portátil, ele explica: “Poderíamos inventariar tudo quase instantaneamente assim que ele retornasse”. A empresa começou a trabalhar com o A2B Tracking em 2019, primeiro testando para determinar as melhores etiquetas RFID UHF e encomendá-las, depois marcando ativos em 2020, de acordo com David Gardner, gerente de marketing de soluções da A2B Tracking.
Correspondência de leituras de tags com pedidos de clientes
As etiquetas foram aplicadas a tudo, exceto a alguns itens pequenos, como cabos Ethernet e itens grandes montados em trailers. Com a tecnologia instalada, a empresa agora usa a solução baseada em nuvem da A2B Tracking desde o momento em que um pedido chega, embora alguns de seus processos existentes permaneçam. Quando um pedido é recebido, os funcionários do escritório usam a plataforma RFID A2B Tracking para criar números de trabalho vinculados aos detalhes do pedido, imprimem o pedido e o entregam a um funcionário do armazém. Em seguida, eles usam um leitor portátil Zebra Technologies RFD8500, conectado via Bluetooth a um smartphone baseado em Android executando um aplicativo A2B Tracking.
Os trabalhadores podem visualizar os itens no relatório de trabalho impresso, coletar os produtos necessários para atender o pedido e digitalizar esses itens, adicionando-os ao agrupamento do pedido. Isso atualiza o software para indicar o que está “alugado” e o vincula ao número do trabalho, atribuindo o ativo a um cliente. Antes do envio, os itens que estão sendo embalados são comparados com os detalhes do pedido para confirmar que não foram cometidos erros. Isso pode ser feito digitalizando rapidamente os itens com o leitor RFD8500, diz Hanis, após o qual as mercadorias são enviadas ao cliente. Uma vez devolvidas, as leituras RFID fornecem um dos principais benefícios do sistema.
A implementação do RFID não mudou significativamente o processo de envio, relata Hanis, mas ajudou a garantir a precisão de cada envio. A digitalização de itens na finalização da compra pode levar vários minutos, dependendo do tamanho do pedido. O processo de devolução, por outro lado, foi tornado mais eficiente pelo leitor RFID. À medida que as caixas são descarregadas dos caminhões que chegam, os trabalhadores leem as etiquetas em cada contêiner (que pode conter até 48 cabos etiquetados) acenando com o leitor ao redor e acima dele. O aplicativo no dispositivo Android vincula as leituras de tag com o pedido, alterando cada item exibido na tela de laranja para verde depois de interrogado. Quaisquer itens não lidos permanecem laranja.
Se o leitor capturar todos os produtos, diz Hanis, o usuário pode simplesmente pressionar um prompt para fazer o check-in de todos eles. Se for descoberto que algum está faltando, um alerta pode ser emitido para a administração. As mercadorias recebidas podem então ser devolvidas ao depósito e o software lista esses itens como recebidos e disponíveis para locação a outros clientes. Em seguida, os itens passam por um processo de inventário manual durante o qual os funcionários procuram por danos, avaliam a condição e certificam-se de que nenhuma etiqueta RFID foi roubada – o que nunca acontece, diz Hanis, acrescentando: “Estamos usando alguns envoltórios de gravata resistentes .”
Localizando Equipamentos Perdidos no Armazém
As primeiras 48 horas em que falta um equipamento, diz Hanis, podem ser críticas para fins de investigação. Por isso, a captura imediata de dados sobre um ativo perdido pode possibilitar que a empresa o localize. No passado, um cabo perdido, relatado a um cliente dias após o recebimento da lixeira, pode não ter sido resolvido. “Antes estávamos discutindo sobre um cabo, mas esse cabo poderia custar US$ 400”, afirma Hanis. “Agora tenho algo que posso mostrar a eles. Não é mais um argumento. Vou tirar screenshots do site baseado no navegador e dizer: ‘Aqui, está tudo lá, exceto esses itens.'”
Para auditar o equipamento no local, os leitores RFID capturam uma contagem de todas as mercadorias dentro do armazém. Como resultado, relata Hanis, os estoques gerais agora são mais rápidos e eficientes com a tecnologia. Tradicionalmente, pode levar um dia para realizar uma contagem de inventário manual de toda a instalação. “Agora”, diz ele, “nós pegamos o scanner e o colocamos no ‘inventário’ e andamos pela loja.” Assim, um processo que antes exigia um dia inteiro para ser concluído agora pode ser realizado em apenas 10 minutos. As contagens de inventário também estão sendo realizadas com mais frequência, geralmente todas as semanas. Hanis diz que ouve regularmente o som familiar do leitor apitando em seu escritório e, com auditorias capturadas com mais frequência, observa ele, os dados são mais precisos.
Para monitorar a manutenção de cada cabo, a Kwick criou um campo personalizado no software relacionado ao teste de cabos. Os trabalhadores podem digitalizar o código de barras na etiqueta, solicitando que o aplicativo exiba detalhes sobre um item específico, no qual os trabalhadores podem fazer alterações. A empresa também possui um protocolo de quarentena para itens fora de serviço, e esse status também pode ser inserido e visualizado no software. Se a empresa receber uma solicitação de cliente referente a um trabalho em potencial que exigirá estoque específico, a administração pode usar o sistema A2B Tracking para ver o que está disponível ou o que pode ser devolvido em breve.
Garantindo leituras eficazes em torno do metal
A solução foi projetada para ser uma abordagem acessível e de bom senso para um problema de estoque, diz Gardner. Como o sistema inclui leitores portáteis e etiquetas RFID reforçadas e robustas nos ativos, ele acrescenta, juntamente com o software como serviço, o custo é reduzido ao mínimo “e permite que uma pequena empresa como essa encontre um ROI rapidamente .” Houve alguns obstáculos no desenvolvimento da solução, um dos quais foi garantir que uma etiqueta RFID UHF passiva pudesse ser lida com precisão em um ambiente tão lotado e altamente metálico. “Houve alguns desafios reais”, diz Gardner, “para encontrar uma etiqueta que funcione para cada item naquele ambiente, com boas leituras de RFID dentro daquela caixa”.
Os cabos têm 2,5 cm de diâmetro, diz Hanis, com fios de metal representando 80% do volume. “Então, se você tem uma etiqueta entre os cabos”, ele afirma, “ela está sendo enterrada em metal”. Para identificar a melhor etiqueta para esse ambiente, lembra Gardner, a Kwik Power Rentals enviou uma grande caixa de plástico cheia de cabos para as instalações da A2B Tracking em Rhode Island para que ela pudesse testar as etiquetas. Numerosas etiquetas RFID foram testadas para determinar a correta, diz ele, e uma vez que uma etiqueta foi identificada, “enviamos a caixa de volta e os deixamos testar no local”. A empresa se recusou a nomear a tag que foi selecionada.
Segundo a empresa, o software foi ajustado para atender às necessidades exclusivas do aplicativo. Inicialmente, a A2B Tracking não havia desenvolvido o software para acomodar um grande número de IDs de tags para um único pedido dentro de um agrupamento. Seu software permitia um número ilimitado de leituras de tags, explica Gardner, mas o agrupamento vinha com limitações. “Tivemos que aumentar esse número e torná-lo ilimitado”, diz ele, “então essa foi uma mudança que melhorou o software”.
O sistema está funcionando de forma eficaz, relata Hanis, e a empresa marcou aproximadamente 3.600 ativos até o momento. “Estamos constantemente aumentando nossa frota, aumentando nossos equipamentos”, diz ele, e espera-se que mais etiquetas sejam adicionadas à medida que a empresa cresce.