Edson Perin
O brasileiro Hospital Israelita Albert Einstein se tornou um dos finalistas do RFID Journal Awards 2023, graças ao bem-sucedido uso da tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID). Os vencedores do prêmio global serão conhecidos em 11 de maio, durante a realização do maior evento internacional de RFID e Internet das Coisas (IoT), o RFID Journal LIVE! 2023, em Orlando, nos Estados Unidos.
Uma das maiores conquistas da organização inclui reduzir a perda de itens de alto custo. Além disto, o Einstein aponta como benefícios diretos da implantação de RFID a diminuição do tempo de inventário de enxoval hospitalar, de 72 para 10 horas; a queda no índice de perda do enxoval, de 4% para 0,8%; a diminuição do uso indevido destes itens em 15%; e a redução de 50% no número de funcionários deslocados para o processo de contagem de roupas.
O Hospital contabiliza ainda uma menor necessidade de reposição de peças novas, devido à redução do índice de evasão, com menos tempo para encontrar itens específicos e do corpo técnico para busca manual de equipamentos médicos. Como resultado, a instituição conseguiu aumentar a concentração da mão de obra nas atividades de saúde, sua atividade fim. Outras vantagens com o uso da RFID envolvem ainda a maior precisão nas leituras dos equipamentos e uma redução de 10% no investimento para aquisição dos itens de quarto.
A equipe do hospital também aponta retornos indiretos, como a maior satisfação das equipes de lavanderia e de engenharia clínica; menor tempo de indisponibilidade de uso do equipamento com manutenção vencida; maior engajamento das equipes na localização de equipamentos que necessitam de manutenção; distribuição mais assertiva de pagamentos de aluguel de equipamentos; e melhora no gerenciamento dos itens que saem para manutenção externa ou para uso em outras unidades da instituição.
O Hospital Israelita Albert Einstein conta com 686 leitos no sistema privado e 582 no sistema público, em 22 unidades privadas e 29 unidades públicas que administra. Todos os casos de uso foram desenvolvidos principalmente para a unidade Morumbi, mas alguns processos também rodam nas demais unidades privadas, como Perdizes, Alphaville, Alto de Pinheiros, Anália Franco, Atlética, Francisco Morato, Ibirapuera, Jardins, Klabin, Parque da Cidade, Parque Ibirapuera, Santana e Vila Mariana.
Segundo Rafael Vitolo, responsável pela implantação e suporte da tecnologia RFID do Einstein, “o serviço de inventário de enxoval do quarto, que é realizado pelo time de hotelaria e rouparia, é executado inclusive nas dependências da nossa lavanderia parceira, localizada no munícipio de Caieiras (SP)”.
O Analista do Einstein afirma que a tecnologia RFID foi implantada para cinco casos de uso dentro do hospital: controle de enxoval; localização de equipamentos médicos; controle de ativo fixo no Centro de Ensino e Pesquisa – Campus Cecília e Abram Szajman; rastreabilidade de itens de alto custo; e controle de itens do quarto. “Em cada caso de uso, atualizamos ou agregamos novos processos nas áreas usuárias”, diz Vitolo.
“No controle de enxoval, mudamos a forma como o envio da roupa para o serviço de lavanderia externa é realizado, onde passamos a identificar unitariamente através de RFID o envio e retorno das peças”, explica. “Também otimizamos o processo de inventário, que era realizado através de contagem manual dos itens e agora o inventário é realizado através da leitores RFID, otimizando muito o tempo de execução”.
Vitolo explica ainda que, para o caso de uso Localização de Equipamentos Médicos, foram modificados os processos de controle e localização. “Vários membros da equipe de engenharia clínica precisavam buscar às cegas um determinado equipamento para manutenção preventiva e, agora, consultam no sistema qual foi a última localização de um determinado item e vão diretamente ao local buscar o equipamento”, completou. “Neste caso de uso também agregamos um processo que chamamos de “Equipamentos Procurados”, que consiste basicamente em alertar todos os responsáveis através de e-mail, quando um item procurado é visto pelos portais fixos ou durante as leituras através dos aparelhos móveis”.
No “Centro de Ensino e Pesquisa – Campus Cecília e Abram Szajman” (CEP), também foi atualizado o processo de inventário dos ativos fixos, que anteriormente era realizado por identificação e conferência manuais e, hoje, funciona com a tecnologia RFID.
“Para alcançarmos a rastreabilidade dos itens de alto custo, os processos de autenticação durante as movimentações, foram agregados à rotina na área da farmácia”, aponta Vitolo. “Anteriormente, quando um item de alto custo era solicitado via sistema, a equipe separava o material e realizava o transporte. Hoje, todos estes itens são controlados por etiquetas RFID. Quando uma nova solicitação de material é feita, o sistema dispara uma integração informando sobre a necessidade de reserva, a equipe separa o material necessário e autentica no túnel RFID os itens que foram separados para esta reserva”.
Além disto, no destino final, os mesmos itens unitarizados devem ser autenticados como recebidos e, se faltar algum item ou forem identificados itens não condizentes, as notificações são disparadas. “Toda movimentação de item não autorizada é notificada aos responsáveis”, acrescentou.
O sistema em uso pelo Hospital Israelita Albert Einstein foi desenvolvido e implantado pela empresa SmartXHub. “Para o caso de uso Rastreabilidade de Itens de Alto Custo”, relata Vitolo, “todas as tags são impressas e gravadas em nosso ambiente. Neste caso de uso, utilizamos o padrão GRAI e SGTIN da GS1. Com isso, qualquer item de alto custo, uma vez codificado, possibilitou a transferência dos itens entre as unidades do hospital, a serialização dos itens e principalmente a identificação automática de um item ou produto a partir da decodificação das tags, identificando assim o EAN, company number e o serial number, para que essas informações sejam utilizadas em qualquer etapa do processo de rastreabilidade”.
Os leitores fixos estão instalados nas áreas internas da unidade Morumbi, onde monitoram o recebimento da Farmácia, Farmácia Central, Farmácia de Kits Cirúrgicos, Farmácias Cirúrgicas, Centro Cirúrgico, Centro Obstétrico, Engenharia Clínica, Unidades de Internação, Entreposto e Almoxarifado, Saídas de Funcionários e Pacientes, Rouparia Central, SHUT de Roupa Suja. Há coletores móveis em todas as dependências da instituição, incluindo unidades externas e fornecedores de lavanderia, usados durante os processos de inventário.
Os equipamentos em uso incluem 21 leitores RFID Impinj xSpam R660; quatro leitores RFID Impinj xArray; 10 leitores Impinj R420 RFID com quatro antenas; dois HUB antenna + GPIO Impinj; 52 leitores portáteis TSL-1128 com smartphone LG K12+; duas cabines de leitura RFID Datamars; duas impressoras RFID SATO CL4NX; e cinco túneis RFID.
O parque do Einstein inclui ainda as tags Impinj M730 Miniweb, Impinj Monza R6P RFID-MT-UHF-F8020, Alien Squiggle (Higgs-3), Datamars FT-401; e Impinj Monza R6P / E-62. “As tags utilizadas no caso de uso Rastreabilidade de Itens de Alto Custo são impressas e gravadas no recebimento do material e descartadas ao fim do ciclo de vida do respectivo produto ou item”, esclarece Vitolo.
O analista do Einstein apontou ainda os desafios para que a leitura ocorresse conforme o planejado. “O ambiente hospitalar é naturalmente complexo e apresenta diversos desafios físicos que são inerentes ao uso de RFID, algumas variáveis não controladas impactam diretamente na performance de leitura das tags. Estes desafios estão principalmente relacionados às características dos materiais, campos eletromagnéticos, variados meios de transporte e condições dos itens”.
Segundo Vitolo, os desafios iniciais foram sobre a escolha dos modelos de tags e leitores para um ambiente hospitalar, a definição e padronização da instalação das tags nos itens, a resistências destes materiais e, principalmente a sensibilidade de leitura em diferentes cenários e contextos de uso.
“Não limitado à questões físicas das tags e equipamentos”, apontou Vitolo, “tivemos também desafios de processamento das leituras, devido ao volume muito alto de captação de diversas tags simultaneamente, tivemos que balancear nosso middleware em duas instâncias, desenvolver filtros das EPCs de interesse, criar filas de prioridade no processamento e implementar algoritmos para definir a orientação e direção da tag lida”.
O profissional do Einstein revelou ainda que o uso da tecnologia RFID ativa já era comum no hospital em alguns serviços e processos. “Já a utilização da tecnologia RFID passiva [implantada pela SmartXHub], surgiu pelas necessidades específicas de negócio de cada área e que não poderiam ser atendidas pela tecnologia ativa”.
“Foi quando o departamento de TI da instituição”, explicou, “estruturou um conceito que denominamos Arquitetura de RFID Passiva e Multifuncional, que buscou implantar um middleware de uso compartilhado por todos os casos de uso. Isso nos permite potencializar o uso de um mesmo leitor a todos os casos de uso, reduzindo custos com novas aquisições, eliminando redundâncias e potencializando o uso da tecnologia”.
Sobre os próximos passos, Vitolo aponta que, naturalmente, todos os casos de uso passarão por crescimento vegetativo. “Mas os próximos passos não se limitam a isso, estamos também desenvolvendo novas funcionalidades que serão incorporadas ao caso de uso “Controle de Enxoval”, onde iremos agregar gerenciamento do uso internos dos itens, assim como integração com um sistema de gerenciamento da demanda de trabalho dos colaboradores da rouparia”.
Além disto, diz, “iniciamos os estudos sobre a implantação de Controle de Ativos Fixos nas demais unidades privadas da instituição. Também temos estudos para adoção de outras tecnologias de IoT em nossos processos, como LORA, BLE, entre outras”.
A tecnologia RFID está integrada ao sistema de gestão (ERP), utilizado pelo Einstein. “Para o caso de uso Rastreabilidade de Itens de Alto Custo, foi construída uma camada de integração com o SAP. Quando uma solicitação de reserva de material é realizada pelo ERP, e nesta reserva há itens que são controlados por RFID, uma integração é disparada indicando a reserva que deve ser autenticada no túnel RFID antes do transporte”, explicou Vitolo.
“Em nosso processo de RFP [request for proposal ou, em português, pedido de proposta], buscamos por um middleware que fosse capaz de se comunicar e obter as leituras nos mais diversos modelos de leitores RFID do mercado, pois criamos o conceito de que este deveria suportar diversos casos de uso no mesmo ambiente”, atestou. “Durante o processo de avaliação técnica das propostas, o middleware desenvolvido pela SmartxHUB foi homologado. Nosso parceiro estratégico de toda a implantação é a IDvida IOT que representa e suporta no Brasil as soluções desenvolvidas pela SmartxHUB USA”.
“Após termos definido na RFP, o desenho de como deveria ser toda a arquitetura RFID, o papel do fornecedor foi desenvolver, implantar e suportar toda a solução, incluindo middleware aplicações do caso de uso, homologação de equipamentos e tags”, apontou.
Para conhecer a SmartXHub, o Einstein fez uso de uma concorrência de mercado e escolheu esta solução, dentre as diversas propostas, através de seus critérios técnicos e comerciais. A IDvida IOT, que representa a SmartXHub, foi a empresa tecnicamente e comercialmente selecionada”.
A implantação de RFID foi uma experiência positiva na organização, com muitos aprendizados e desafios superados. Segundo Vitolo, a experiência final foi muito positiva. “Todos os casos de uso foram implantados, os indicadores de performance das áreas foram otimizados, temos equipes engajadas no uso da tecnologia e os consequentes benefícios que elas nos trazem”.
E completou: “talvez o maior desafio tenha sido compatibilizar uma arquitetura robusta e estruturada para suportar um volume médio de 3 milhões de leituras realizadas por quase 100 dispositivos, entre leitores e coletores móveis, que atualizam 30.000 itens diariamente, controlamos mais de 300.000 ativos, distribuídos em 273.000m² vinculados a 1.212 zonas, gerenciamos e enviamos 900 alertas mensais para aproximadamente 200 usuários finais diretos”.