Claire Swedberg
Desde a implantação de um sistema de gerenciamento de ativos baseado em RFID, a Universidade James Madison tem rastreado seu equipamento audiovisual em suas 400 salas de aula em 50 edifícios.
A solução – da A2B Tracking – fornece à universidade seu gerenciamento de software como serviço (SaaS) baseado em nuvem, à medida que os ativos são auditados em salas por todo o movimentado campus. O sistema entrou em operação em 2020, e a universidade anunciou nesta primavera que o sistema está fornecendo visualização digital de cerca de 4.000 projetores, sistemas de controle, switchers, monitores de tela plana e outros ativos AV.
O sistema de gerenciamento de equipamentos AV utiliza leitores portáteis Zebra e etiquetas RFID UHF passivas em ativos. Quando utilizada para auditorias regulares, a tecnologia reduz o tempo e o trabalho necessários para contabilizar os ativos e se eles estão no lugar certo, relataram funcionários da universidade.
A solução permite o uso de dados RFID para localizar ativos perdidos e identificar qualquer coisa que possa exigir manutenção ou inspeção.
Procurando uma maneira mais rápida de rastrear equipamentos AV
JMU é uma universidade pública na Virgínia inaugurada em 1908 e hoje atende mais de 20.000 alunos de graduação. A quantidade de equipamento AV utilizado pelas faculdades, incluindo a JMU, tem aumentado ao longo dos anos e o trabalho relacionado com o acompanhamento desse inventário também cresceu exponencialmente.
Como grande parte do equipamento é financiado pelo Estado, é necessário um inventário cuidadoso e uma gestão de activos – incluindo uma auditoria física anual na qual uma equipa de trabalhadores localiza e inspecciona visualmente cada peça do equipamento.
O departamento de serviços de tecnologia de sala de aula da JMU é obrigado a realizar auditorias anuais de seus ativos de alto valor e itens de fundos fiduciários. Para isso, o departamento utiliza RFID desde 2008 para localizar rapidamente equipamentos do Departamento de Ativos Fixos. Esse departamento então usa um leitor de código de barras e inspeção visual para escanear e identificar cada ativo em cada sala.
Solução RFID
Em 2020, o departamento de serviços de tecnologia da JMU procurava novas soluções baseadas em RFID. O primeiro sistema não era baseado em nuvem e a universidade optou então por fazer a transição para o sistema A2B Tracking.
Quando a universidade começou a trabalhar com o A2B Tracking, “já estávamos familiarizados com as vantagens do RFID em relação à leitura de códigos de barras”, disse James R. West, diretor de serviços de tecnologia de sala de aula da JMU. “Escolhemos o A2B devido à sua facilidade de uso e ao recurso SaaS baseado em nuvem. A2B possui recursos robustos de banco de dados de inventário e o inventário hospedado era importante para nós, pois não precisávamos ter um servidor dedicado no campus configurado.”
Leitores portáteis com aplicativo para celular
A A2B Tracking forneceu à universidade leitores portáteis de RFID que se conectam a smartphones Android, disse David Gardner, diretor de marketing da empresa.
Ao realizar uma auditoria, os trabalhadores pegam o dispositivo portátil e começam a percorrer as salas de aula. Eles executam o aplicativo A2B em seus smartphones para acessar os dados. Primeiro, eles usam o aplicativo para selecionar a sala que estão auditando e, em seguida, o leitor captura o ID da etiqueta de cada ativo etiquetado dentro do alcance.
Os dados são gerenciados na nuvem na plataforma RFID da A2B Tracking. O sistema armazena a última localização conhecida de cada item que foi lido junto com o histórico de todas as transações desse item.
O software compara os dados de leitura de tags com o inventário esperado para aquela sala e exibe exceções, como leituras de tags que não são esperadas para aquela sala ou itens faltantes que não estão sendo lidos com o leitor RFID.
À medida que novos ativos são recebidos na universidade, a equipe local aplica etiquetas RFID UHF e lê a etiqueta para vincular o item recém-adquirido ao ID exclusivo codificado nessa etiqueta. Os dados podem ser vinculados a uma imagem do ativo, ou mesmo ao seu manual, explicou Gardner.
Lidando com leituras perdidas
Às vezes, as etiquetas RFID UHF podem ser lidas através das paredes, e isso significa que leituras perdidas ocorrem em uma sala de aula adjacente, o que pode ser um desafio, disse West.
Nesse caso, o usuário visualizará um alerta de que um ativo foi detectado, por exemplo, na sala 724, quando a auditoria estiver sendo realizada na sala 725. O software oferece a opção de ajustar a atribuição de localização do ativo. Nesse ponto, os usuários podem confirmar que a leitura inesperada provavelmente virá da sala ao lado e ignorar essa exceção.
O sistema pode ser usado para manutenção ou inspeções. Os indivíduos podem acessar dados do software, como uma lista de todos os equipamentos que precisam de manutenção. E armazena informações de garantia e manuais técnicos, se necessário.
“O que foi legal [nessa implantação] é como ela era simples”, disse Gardner. A escola precisava de um sistema que fosse de baixo custo e de fácil implantação, sem a necessidade de suporte do departamento de TI. Na verdade, o sistema funciona com alguns dispositivos portáteis e acesso à nuvem.
Solução de rastreamento A2B para escolas e laboratórios
A2B Tracking também tem a solução instalada em outras escolas e universidades, e o número está crescendo, disse Gardner.
“Não se trata apenas de universidades, mas também de instalações de pesquisa”, disse ele, nas quais a organização precisa rastrear equipamentos ou mesmo materiais em laboratório.
A empresa também oferece soluções RFID para sites comerciais para rastrear ativos e estoques, bem como sites governamentais para gerenciar propriedades críticas, oferecendo etiquetas RFID e outras etiquetas como parte de seu pacote. As etiquetas podem ser aplicadas em diversas superfícies, incluindo metal, plástico ou madeira.