Claire Swedberg
Vários anos após o lançamento de uma solução baseada em identificação por radiofrequência (RFID) para gerenciar seus suprimentos médicos, o Ziekenhuis Oost-Limburg Hospital (ZOL) agora está planejando integrar a solução em seu próprio enterprise resource planning (ERP) para tornar os pedidos de reposição e gerenciamento de estoque mais integrados. Já com o sistema UHF RFID, fornecido pela Aucxis, o hospital belga relata que atingiu uma coleta mais rápida de suprimentos em seus vários depósitos descentralizados ao redor da instalação.
O sistema diminui o risco de erros, diz Zeff Cosemans, funcionário da ZOL, já que os pedidos de suprimentos agora são processados automaticamente e também elimina a necessidade de contagem manual. Localizada em Limburg, Bélgica, a ZOL opera um campus de cinco edifícios com capacidade total de 226 leitos. Possui várias áreas de armazenamento dentro dessas estruturas nas quais os provedores de saúde podem acessar suprimentos. Ela usou um método kanban de reordenar suprimentos conforme as contagens de estoque exigem, mas o sistema usado era tradicionalmente manual.
Antes da implantação da solução RFID, as contagens eram realizadas várias vezes por semana por um funcionário de logística ou uma enfermeira. Os trabalhadores verificariam todo o estoque dentro de uma área de armazenamento, explica Cosemans, e indicariam em uma lista impressa quais itens e quantidades deveriam ser encomendados. Essa lista foi então entregue fisicamente ao armazém central, onde os operadores a usaram para retirar as mercadorias de reposição.
Este sistema representou vários desafios para o hospital, relata Cosemans. “Primeiro”, diz ele, “quando um fator humano está envolvido, também há erros humanos.” Muitas vezes os itens eram esquecidos, por exemplo. Além disso, o trabalho era trabalhoso e demorado, e afastava o pessoal de outras tarefas. As pressões relacionadas com a pandemia COVID-19 ilustram ainda mais a importância de poupar trabalho manual, acrescenta, uma vez que com mais absentismo, “Todas as mãos eram mais do que necessárias no local de trabalho”.
Com o processo de reabastecimento automatizado, relata Cosemans, essas tarefas foram removidas. O hospital começou a trabalhar com a Aucxis na solução baseada em RFID em setembro de 2017. As empresas determinaram que as etiquetas RFID anexadas às caixas e leitores nas áreas de armazenamento ajudariam a automatizar o sistema kanban. Um dos maiores desafios enfrentados pelo uso de RFID, lembra ele, envolvia a grande variedade de materiais que precisavam ser rastreados, incluindo produtos médicos e mercadorias contendo metais ou fluidos. Demorou aproximadamente um ano para otimizar e refinar a solução antes que ela estivesse totalmente operacional.
A implantação consiste em leitores RFID instalados nas áreas de armazenamento de 14 departamentos. Esses leitores podem capturar leituras de tags em 250 prateleiras ou armários, mesmo se as tags estiverem localizadas dentro de armários trancados. As etiquetas RFID são aplicadas aos porta-bilhetes nas caixas que armazenam os produtos, enquanto as antenas de leitura são montadas no teto. No total, mais de 8.000 itens já foram etiquetados, com 20 leitores e 80 antenas instaladas no teto. Cada tag lida é capturada pelo middleware HERTZ da Aucxis e encaminhada ao software ERP do hospital.
As etiquetas são anexadas às caixas de suprimentos ao serem colocadas em portadores de bilhetes vazios / cheios especializados, de acordo com Patrick Catthoor, gerente de contas sênior e consultor de negócios da Aucxis. Esses portadores de ingressos podem ser reutilizados indefinidamente, observa ele. Primeiro, um bilhete é colocado no suporte com uma placa de cobertura quando a caixa está totalmente fornecida. Conforme as mercadorias são usadas ou adicionadas, os membros da equipe mudam a placa de cobertura para permitir a transmissão RFID do novo status, como “coleta”, “sem coleta” ou “solicitação de novo pedido”. Eles viram o tíquete habilitado para RFID de modo que sua transmissão não seja mais bloqueada pelo portador, e ele pode então responder a interrogatórios de leitores nas proximidades. Assim que o software recebe esses dados, ele altera o status do estoque para “pedido”.
A cada 20 minutos, os leitores interrogam toda a sala, com os resultados encaminhados para o servidor. Os dados coletados são armazenados e encaminhados para o sistema de gerenciamento de estoque no software ERP do hospital. Quando um pedido para um determinado departamento deve ser preparado, o pessoal do depósito central do hospital simplesmente acessa os dados sobre aquele departamento e visualiza quais pedidos foram feitos.
O sistema pode gerar uma lista de seleção na ordem da rota de caminhada dentro do armazém central. Isso garante que o processo de separação no depósito central seja executado com mais eficiência, explica Cosemans. Alguns dos produtos rastreados incluem materiais médicos esterilizados e não esterilizados, como materiais de sutura e compressas; artigos de laboratório, como tubos de sangue e agulhas; alimentos e bebidas; e até mesmo material de escritório, como canetas, papel e formulários comerciais.
O maior desafio para a implantação, lembra Cosemans, foi ter que trabalhar em torno da grande variedade de materiais. “Inicialmente”, diz ele, “não foi fácil obter uma digitalização ideal de todos os itens por causa dos metais e líquidos envolvidos.” A equipe de instalação do RFID, que incluiu indivíduos de Aucxis e ZOL, modificou o sistema implementando várias mudanças, como o uso de caixas mais profundas para líquidos, em que cada etiqueta RFID fica acima do nível do líquido. Três anos e meio após a implementação inicial, diz ele, o sistema ainda funciona bem.
“Às vezes, pequenas intervenções são necessárias, como acontece com a maioria dos sistemas automatizados”, afirma Cosemans, “mas isso não tira o fato de que é um enorme valor agregado para o nosso hospital”. Desde que a tecnologia foi lançada, ele relata, o hospital conseguiu uma queda na quantidade de tempo de trabalho que os funcionários gastam fazendo listas de pedidos durante as contagens físicas. O processo de separação no armazém central agora é otimizado com base nos dados automatizados coletados do sistema, e isso levou a menos faltas de estoque nos departamentos. O hospital espera expandir o uso da tecnologia também no futuro, acrescenta.
“O primeiro passo que queremos dar é vincular o sistema ao nosso sistema ERP”, afirma Cosemans, “de modo que os estoques no depósito central também sejam atualizados automaticamente quando um pedido for concluído … Ainda vemos possibilidades de expansão para novos departamentos e, em termos de RFID, vemos inúmeras possibilidades para o futuro em nosso setor. ” Isso pode significar usar a tecnologia para rastrear e rastrear itens como conjuntos de esterilização e equipamentos médicos à medida que são usados, bem como, potencialmente, automatizar o faturamento de consumíveis durante as operações.
O middleware HERTZ pode fornecer automaticamente a varredura programada e a captura de dados em um servidor local, diz Cosemans, embora também possa funcionar na nuvem. O sistema pode utilizar a maioria dos leitores de prateleira, relata ele, e contém todos os algoritmos necessários para traduzir o software RFID do próprio usuário.