Claire Swedberg
A Rent-All implantou um sistema automatizado para identificar seus ativos audiovisuais à medida que são transportados de e para as instalações dos clientes. O sistema baseado em RFID, diz a empresa, economiza tempo e reduz as entregas secundárias devido à maior precisão, ao mesmo tempo que fornece uma visão geral em tempo real de cada peça de uso do equipamento, tempos de resposta e manutenção, bem como quaisquer falhas. A solução, fornecida pela Aucxis, consiste em etiquetas e leitores RFID UHF para identificar automaticamente cada item, enquanto o middleware e software Aucxis encaminham essas informações para o software de gerenciamento da Rent-All.
Desde que o sistema foi colocado no ar há dois anos, ele aproveitou 10 portas de leitura móvel implantadas na sede da empresa em Bemmel, Holanda, bem como seis em Lier, Bélgica, quatro em Amsterdã e Castrop-Rauxel, Alemanha, e dois em Nurnberg, Alemanha. A solução inclui o middleware e software HERTZ da Aucxis, que interpreta os dados e os encaminha para o software de planejamento de recursos empresariais (ERP) da Rent-All, hospedado em um servidor local. Rent-All fornece equipamento, iluminação e equipamento audiovisual em cinco locais na Holanda, Bélgica e Alemanha.
“Nós entregamos equipamentos para a indústria do entretenimento”, diz Theo van Workum, CEO da Rent-All, incluindo estúdios de teatro e televisão, feiras e festivais em toda a Europa. A empresa aluga sua frota de aproximadamente 260.000 itens de aluguel e emprega cerca de 350 pessoas. Tradicionalmente, o fluxo de entrada e saída dos materiais alugados, bem como as caixas em que são transportados, eram registrados manualmente no momento de cada envio e recebimento. Isso, diz ele, era um processo demorado e sujeito a erros.
“Como oferecemos uma ampla gama de produtos e temos produtos em grandes quantidades em vários depósitos”, diz van Workum, “sentimos que isso não é mais administrável para nossa equipe de depósito”. A empresa queria ter controle total da localização de cada ativo, se um item foi enviado para um cliente ou estava no local em armazenamento ou manutenção, 100 por cento do tempo. Para automatizar o processo, a empresa optou por implantar um sistema RFID UHF passivo. “Este foi o motivo para equiparmos nosso estoque completo com etiquetas RFID”, afirma.
Além disso, a Rent-All precisava ajudar a evitar segundas entregas aos clientes em cenários em que nem todos os itens alugados (ou os itens errados) foram transportados. Esse processo de correção de erros era muito caro e demorado para a Rent-All, explica van Workum, e frustrava os clientes. A empresa não tinha uma visão geral em tempo real da vida útil de cada artigo, nem dos itens de aluguel chegando ao fim dessa vida útil, que poderiam ser vendidos.
A Aucxis forneceu uma prova de conceito em 2015, depois um piloto no ano seguinte, de acordo com Rik Heirman, gerente de contas da empresa e consultor de negócios, após a qual Rent-All começou a trabalhar com o sistema em 2018. Durante os últimos dois anos, a empresa expandiu seu uso com portas adicionais, modificações e etiquetas para novos produtos de aluguel. O aplicativo apresentou vários desafios para a implantação de RFID, lembra Heirman. Por um lado, há uma ampla variedade de tipos de itens e, em muitos casos, isso significa que vários tipos de tags precisariam ser implantados e que as leituras das tags precisavam ser rápidas e precisas.
O processo de carregamento nas docas se move rapidamente, limitando a quantidade de tempo para a leitura das tags nos itens alugados. A Aucxis forneceu portas de leitor RFID Impinj e, em seguida, aplicou etiquetas Omni-ID ou Confidex UHF RFID em metal duráveis a cada ativo individual e palete, bem como a todas as caixas de voo em que o equipamento é armazenado. Cada tag possui um número de ID exclusivo codificado que está vinculado no software à descrição do ativo. Os únicos itens não marcados são os cabos.
Os trabalhadores trazem os pedidos embalados para as docas de carga em caixas de vôo. Os portões do leitor RFID móvel instalados nas portas da doca capturam cada ID de etiqueta de caixa de voo e IDs de etiqueta de ativo conforme o pedido é carregado em um veículo. O software é então atualizado com o status do pedido vinculado ao número RFID da caixa de voo. Rent-All tem assim um registo automático do que foi enviado para cada cliente específico, bem como quando isso ocorreu. Se um erro for cometido, como um item sendo deixado de fora de uma remessa, um alerta é exibido na porta do leitor como uma luz vermelha, enquanto uma campainha soa para os trabalhadores do depósito, reduzindo assim a necessidade de remessas secundárias de acompanhamento.
Assim que o cliente devolve o equipamento, ele volta pelas portas da doca e as etiquetas são lidas novamente. As tags também são lidas nas áreas de depósito e manutenção da Rent-All para capturar dados sobre o status de cada item. Projetores e TVs, por exemplo, são verificados e limpos quando um cliente os devolve antes de serem colocados no estoque disponível. Com o sistema RFID, a gestão da Rent-All conhece o status de cada item devolvido. O sistema ajuda a reduzir a confusão, diz Heirman, automatizando a identificação de itens que podem parecer semelhantes. Por exemplo, treliças que medem 25 ou 27 centímetros (9,8 ou 10,6 polegadas), bem como vários tipos de guinchos de motor, podem ser difíceis de identificar visualmente.
A implantação apresentou alguns desafios para a tecnologia, diz Heirman, incluindo a necessidade de determinar a melhor configuração de tag para a ampla variedade de formatos e materiais de equipamentos disponíveis. Rent-All e Aucxis optaram por implantar um leitor de porta de teste na sede da Bemmel para que as tags pudessem ser aplicadas em novos equipamentos e testadas antes de serem amplamente implantadas. Isso permite que Rent-All determine as configurações internamente sem a necessidade de assistência da Auxcis.
“O material no mundo audiovisual evolui muito rápido”, diz Heirman. Ao usar a porta de teste, ele explica, a Rent-All pode testar de forma autônoma qual tag é adequada para um novo produto – por exemplo, aplicando uma tag em um local semelhante a outra em outro equipamento. Caso Rent-All não consiga determinar a melhor configuração, a Aucxis o ajudará a fazer isso. “Mas, ao usar a porta de teste”, afirma ele, “eles são mais independentes e economizam muito tempo”.
Todos os ativos da locadora agora estão marcados. Enquanto isso, a Rent-All continua adquirindo novos materiais para que possa se manter atualizado com a mais moderna tecnologia audiovisual e repor os itens quebrados. Cada novo produto recebe uma etiqueta ao ser recebido. À medida que cada tag é comissionada e vinculada a uma determinada peça do equipamento, o middleware HERTZ captura esses dados e os vincula ao software RFID Aucxis, que inclui painéis e outras telas de visualização. Os dados são então integrados ao sistema de gerenciamento de armazém local da Rent-All. No longo prazo, a empresa planeja continuar alavancando a tecnologia com mais portas de leitura e etiquetas aplicadas a todos os novos ativos.