Claire Swedberg
Os hospitais geralmente exigem dezenas de milhares de produtos médicos para centenas de procedimentos diferentes que atendem a uma ampla variedade de pacientes e suas necessidades específicas. Embora esses produtos sejam essenciais para o atendimento ao paciente, tenham prazo de validade limitado e estejam sujeitos a recalls, muitas vezes eles não são rastreados dentro das instalações ou mesmo para um paciente específico.
Isto é agravado pelo fato de a equipe clínica ter que usar um sistema manual e complicado para documentar itens usados em um paciente. Isso pode levar a erros nos registros médicos e no faturamento, distraindo os enfermeiros e os médicos de se concentrarem no paciente.
A Loma Linda University Health (LLUH), em Loma Linda, CA, enfrentou o desafio em seu International Heart Institute (IHI) com um sistema automatizado de gerenciamento de inventário usando uma solução de tecnologia UHF RAIN RFID da VueMed.
Com a implementação do sistema, o IHI informou que agora é capaz de suportar um aumento significativo na complexidade e no volume de casos sem quaisquer aumentos significativos no inventário disponível.
Implementação no IHI
LLUH é um sistema adventista do sétimo dia com seis hospitais no sul da Califórnia. Trata mais de 1,5 milhão de pacientes ambulatoriais todos os anos e serve como o único centro de trauma de Nível I para uma região que cobre mais de 25% do estado.
Dentro do sistema LLUH, o IHI é um importante centro regional cardíaco e vascular e uma clínica de cirurgia cardiotorácica, com nove cirurgiões docentes em tempo integral que tratam mais de 1.000 pacientes anualmente.
Em janeiro de 2017, o VueTrack-RF da VueMed foi implementado pela primeira vez no IHI. Era necessária uma maneira de obter informações precisas sobre quais itens são necessários para o atendimento ao paciente, se estão em estoque, onde estão localizados no hospital e se expiraram ou foram recolhidos ou não, há um tremendo desperdício e riscos para os pacientes , de acordo com Kathy Ho, diretora de gerenciamento de contas da VueMed.
O desafio
Em primeiro lugar, o LLUH queria melhorar a segurança do paciente, garantindo a disponibilidade do produto, a gestão rápida da recolha, a gestão eficaz da expiração e a documentação clínica precisa no local de atendimento.
Ao mesmo tempo, a liderança do hospital queria obter total visibilidade e controlo sobre os gastos e a utilização de consumíveis, a fim de reduzir compras desnecessárias e níveis de desperdício, otimizar o tamanho e a composição do inventário e garantir a captura total da carga.
Os desafios enfrentados pela IHI eram típicos dos clientes do setor de saúde, disse Ho.
“Por exemplo, menos de 50% dos casos tiveram seus itens capturados com precisão devido à documentação manual de fornecimento, e mais de 50% dos itens disponíveis não tinham histórico de compras correlacionado e rastreável”, disse ela. “Não havia ferramentas disponíveis ou processos em vigor para resolver estas questões, e havia uma abordagem fragmentada e descoordenada para lidar com vários aspectos da gestão de fornecimentos entre o departamento clínico, a cadeia de fornecimento, as finanças e as TI.”
Implantar a solução
A solução foi VueTrack-RF, a tecnologia RFID de captura de dados automatizada e sem uso das mãos da VueMed. Funciona com a instalação estratégica de leitores RFID leves e suspensos – que transformam qualquer espaço ou sala do hospital (sala de procedimentos, sala de suprimentos, doca, corredor) em uma área controlada por RFID com total visibilidade do estoque disponível e seus movimentos , disse Ho.
A implementação e adoção do VueTrack-RF teve como objetivo garantir a identificação e o rastreamento precisos de todos os dispositivos e suprimentos ao longo de seu ciclo de vida, desde o ponto de fabricação até o ponto de atendimento em um procedimento paciente.
O sistema faz interface com os sistemas de documentação clínica e gerenciamento de materiais do IHI para garantir processos simplificados para médicos e administradores, além de total transparência e visibilidade do fluxo de dados, desde a compra do item até a utilização e faturamento do item, disse Alex Barinaga, diretor de serviços de implementação da VueMed.
A equipe definiu processos, funções e responsabilidades importantes para o sistema para garantir a implementação e adesão aos protocolos e melhores práticas para alcançar os resultados desejados.
Como funciona
Com o VueTrack-RF, todos os movimentos de produtos no IHI – desde a entrega no hospital até o armazenamento na sala de suprimentos para uso em um procedimento do paciente até o descarte – são registrados e inseridos em outros sistemas relevantes, como compras e documentação clínica.
Com a solução, finalista do RFID Journal LIVE! Prêmios 2024, onde o vencedor será anunciado na conferência em 11 de abril, o hospital está aplicando etiquetas RFID em suprimentos médicos consumíveis usados em laboratórios de cateterismo cardíaco, como stents, válvulas cardíacas estruturais, enxertos de pele, balões e cateteres especializados.
À medida que os produtos etiquetados entram em cada sala de abastecimento ou procedimento, um leitor RFID zonal captura a identificação exclusiva da etiqueta, que está vinculada aos detalhes sobre esse produto. Leitores também são instalados em corredores para capturar itens marcados movendo-se de uma zona para outra.
Os dados contam a história
Os dados dão suporte ao gerenciamento de estoque e da cadeia de suprimentos do hospital, incluindo rastreamento de vencimentos, fornecimento de novos pedidos de produtos, faturamento, captura de cobrança, documentação clínica no ponto de atendimento, gerenciamento de recall e gerenciamento de estoque não utilizado.
Os dados também são usados para saber a frequência de uso (taxa de consumo) de diferentes suprimentos, para garantir que os produtos necessários estejam em estoque e para reduzir a quantidade de estoque acima dos níveis recomendados.
Os leitores RFID Impinj Speedway com antenas zonais e orientáveis rastreiam contínua e automaticamente o movimento e a localização de todos os suprimentos etiquetados. A VueMed utiliza antenas dos fabricantes Times-7, Laird e RF Max.
RFID garante a captura precisa de dados de Identificação Única de Dispositivo (UDI) de cada item que entra e sai do departamento, bem como usado no ponto de atendimento, e rastreia sua localização a cada momento.
“Tudo isto é conseguido com pouca ou nenhuma intervenção humana”, disse Ho.
Esses dados UDI incluem detalhes completos do produto, como fabricante e descrição, bem como informações de pedigree, como lote ou número de série e data de validade. Os dados são reportados para a nuvem para fornecer visibilidade e rastreabilidade em tempo real de dispositivos e suprimentos médicos em toda a organização.
Precisão de faturamento em 90 por cento
Desde que o sistema foi implantado, os itens vencidos foram mantidos em menos de 0,5% do valor total do estoque, enquanto o estoque não utilizado e o estoque acima dos níveis recomendados foram reduzidos em mais de 60%, de acordo com a VueMed.
A precisão do faturamento agora é superior a 90%. E os dados UDI coletados pelo VueTrack-RF permitiram que o IHI ganhasse visibilidade total de cada dispositivo, desde o recebimento até o paciente.
“A obtenção de total visibilidade e rastreabilidade de todos os dispositivos que utilizam as informações da UDI melhorou enormemente a segurança do paciente”, disse Barinaga.
Os produtos recolhidos agora são rastreados até os pacientes em segundos, os dispositivos vencidos nunca são colocados nos pacientes, a disponibilidade dos produtos é garantida e os registros médicos dos pacientes são precisos.
“A VueMed fornece visibilidade e dados acionáveis, permitindo que os tomadores de decisão impactem o estoque (dólares reais) que está na prateleira. Foi uma mudança de jogo para a nossa operação de laboratório de cateterismo e uma linha de base pela qual medimos todos os outros sistemas de inventário”, disse Josh Lund, chefe da cadeia de abastecimento da LLUH.