Claire Swedberg
Desde o lançamento de uma solução habilitada para RFID para gerenciar seus 4.300 ativos, Harvard Medical School (HMS) relata que reduziu o tempo necessário para contagens de inventário em 75 por cento, enquanto ganhava maior visibilidade sobre onde seus ativos de alto valor, desde servidores a microscópios, estavam localizados e garantindo que eles estivessem acessíveis durante as auditorias governamentais. A universidade implantou um sistema fornecido por Radiant RFID que inclui tags RFID UHF passivas em ativos, um leitor portátil 1128 da Technology Solutions (UK) Ltd. conectado a um Apple iPhone, e o aplicativo Web da Radiant no qual os dados coletados são armazenados e gerenciados.
As informações de gerenciamento de ativos baseadas em RFID são carregadas no sistema Oracle Fixed Assets (OFA) da HMS. A universidade foi finalista para Melhor Implementação no RFID Journal Awards deste ano, e Jeff DiCiaccio, diretor de compras estratégicas da HMS, apresentou a história da implementação e sucessos no RFID Journal LIVE! 2021, realizada no mês passado em Phoenix, Arizona. A Harvard Medical School tem aproximadamente 4.300 ativos entre seus 15.000 ativos de capital, que incluem servidores, incubadoras, freezers médicos, centrífugas, microscópios e termocicladores para pesquisa de DNA.
Quase metade desses ativos é comprada com fundos de fontes externas, incluindo concessões e contratos patrocinados pelo governo, e a escola é responsável por garantir que o equipamento seja administrado de maneira adequada. Para garantir isso, a universidade se submete a uma auditoria semestral da Price Waterhouse, além de realizar contagens internas de inventário. “Temos que ser bons administradores do dinheiro que usamos”, diz DiCiaccio, incluindo os ativos adquiridos para conduzir suas pesquisas.
Antes de implantar a solução RFID, a HMS realizou contagens de estoque manualmente. Normalmente, cada ativo era inserido na plataforma Asset Workbench da Oracle e atribuído a uma etiqueta de código de barras impressa. Gerentes de operações de pesquisa (ROMs), acompanhados por um analista financeiro para ativos de capital, junto com DiCiaccio, carregavam uma planilha do Microsoft Excel por cada departamento ou laboratório em busca de ativos, cada um com um número de série exclusivo. Nenhum leitor de código de barras estava disponível, então os dados foram lidos visualmente e comparados com as informações de uma determinada sala na planilha, enquanto os trabalhadores podiam escrever quaisquer anotações ou discrepâncias.
Se os funcionários encontrassem alguma etiqueta de patrimônio não listada na planilha, muitas vezes eles tinham que procurá-la em um computador no sistema OFA para descobrir se esses itens pertenciam a outro departamento. Os resultados das contagens de ativos foram inseridos manualmente e carregados no OFA. Este não foi apenas um processo demorado, mas também, às vezes, perturbador. Por exemplo, o Departamento de Neurobiologia da faculdade de medicina tinha mais de 800 ativos listados em uma planilha que ocupava 16 páginas.
O gerente de ativos de cada departamento agendava reuniões de inventário com DiCiaccio, e os ROMs desse departamento escoltavam a equipe pelos laboratórios e os ajudavam a realizar as contagens de inventário. Em média, diz ele, esse processo demorou duas horas para localizar apenas 50 ativos. “Sabíamos que o processo manual anterior não era eficaz e não era sustentável”, afirma. “A universidade adiciona aproximadamente 1.000 ativos por ano à contagem total. Enquanto o número de ativos aumenta anualmente, tivemos que tomar medidas e buscar alternativas.”
Portanto, a HMS conduziu dois meses de licitação para uma solução automatizada durante o verão de 2017, avaliou as propostas e realizou um segundo processo de licitação antes de assinar um contrato. Ao selecionar a solução da Radiant, a HMS iniciou um teste de campo em dois departamentos que se ofereceram para fazer parte do teste: Biologia Celular e o Programa de Harvard em Ciências Terapêuticas. A faculdade de medicina superou desafios como determinar como orientar o leitor para garantir que leituras perdidas não fossem capturadas em salas vizinhas.
A solução foi então lançada em julho de 2018, após o qual a universidade passou 18 meses retagulando ativos existentes com etiquetas RFID, bem como etiquetando novos produtos assim que chegavam. A solução Virtual Asset Tracker (VAT) baseada na nuvem da Radiant vem com um aplicativo móvel conhecido como VAT2Go. As etiquetas são pré-encomendadas e vinculadas a ativos específicos quando os trabalhadores leem os códigos de barras e leem as etiquetas RFID. Cada tag e seu ativo relacionado são atribuídos a uma sala específica.
Quando os operadores começam o processo de contagem de estoque, eles empregam VAT2Go, rodando em um iPhone, e inserem o prédio, junto com a sala em que estão entrando. À medida que lêem as tags, eles podem ver os resultados no aplicativo. Eles podem visualizar todos os ativos confirmados como estando nas salas específicas em que eram esperados, juntamente com os que estavam faltando nas salas em que deveriam estar e os encontrados em uma sala que não deveria estar lá. Os resultados são sincronizados com o aplicativo VAT2Go baseado na Web, e os usuários podem baixar um relatório do VAT e carregá-lo no OFA, que continua a ser o sistema de registro da universidade.
“O aplicativo baseado na Web nos permite fazer alterações individuais e em massa”, diz DiCiaccio, “por meio de uploads ou manualmente.” Isso pode incluir a reatribuição de ativos para outro local, por exemplo. O HMS também pode usar a solução para retirar ativos no OFA e removê-los do sistema de IVA. Os benefícios do gerenciamento de RFID incluem contagem de estoque mais precisa e mais eficiente, relata DiCiaccio, o que significa que ROMs e gerentes de ativos que conduzem inventários com eles passam menos tempo nos laboratórios interrompendo a pesquisa. O processo real de contagem de estoque, ele relata, é menos perturbador do que a versão manual.
O processo de implantação da tecnologia tem sido uma jornada que inclui a negociação de alguns obstáculos, diz DiCiaccio, e o financiamento provou ser um desafio que retardou o processo. Alguns membros do projeto inicialmente liderando o esforço partiram para buscar outros empregos, e a pandemia do COVID-19 levou ao fechamento da escola em março de 2020, com permissão apenas para trabalhadores essenciais no local. O próprio DiCiaccio não podia estar no local, na verdade, então ele enviou as etiquetas para Sophia Xu, da Harvard Medical, uma analista financeira de ativos de capital, que poderia estar na fábrica e continuar etiquetando ativos e conduzindo estoques, bem como atualizando o OFA.
Desde que o sistema foi colocado em operação, DiCiaccio diz, apenas uma única contagem de inventário foi realizada, devido à pandemia. No entanto, observa ele, os resultados dessa contagem comprovaram a economia de tempo. “Uma das coisas bonitas sobre RFID”, afirma DiCiaccio, “é que se um ativo de Biologia Celular está localizado em Neurobiologia, ou mesmo em outra escola de Harvard em Cambridge, o RFID não se importa a qual departamento pertence. todos os ativos naquela sala “, dispensando assim a necessidade de pesquisar informações de ativos para cada departamento ou escola individual.
As auditorias conduzidas pela Price Waterhouse não exigem leituras de tag RFID, embora RFID forneça suporte de preparação, uma vez que a escola pode localizar quaisquer itens selecionados para auditoria e garantir que eles estejam prontamente disponíveis quando os auditores chegarem. Até o momento, isso consistia em uma auditoria virtual conduzida em uma reunião do Microsoft Teams. No futuro, DiCiaccio diz que espera que a tecnologia traga benefícios para outras atividades, como a reforma de um espaço de laboratório. Um leitor RFID pode escanear o espaço antes da reforma, e novamente quando uma mudança é concluída para o espaço recém-reformado, a fim de evitar que itens sejam perdidos.
Outro benefício é a capacidade de localizar um ativo ausente, procurando por uma etiqueta RFID com o leitor no modo de contador Geiger. Em 2019, DiCiaccio se lembra de capturar uma tag inesperada lida de uma centrífuga refrigerada que não era visível. “Estava conseguindo uma leitura”, diz ele, “mas não consegui encontrar”. Ao aproximar o leitor da fonte do sinal, ele descobriu o ativo em uma gaveta de um banco de madeira. “Se eu não tivesse RFID, poderíamos ter pensado que o ativo foi perdido, roubado ou descartado, mas com o RFID eu fui capaz de ver um ativo invisível.”
O sistema RFID já está sendo implantado ou já foi colocado em operação na Faculdade de Artes e Ciências, na Escola de Engenharia e Ciências Aplicadas e no Instituto Wyss, além do HMS. Wyss concluiu a marcação de todos os ativos mais antigos com RFID, relata DiCiaccio, enquanto a FAS e o SEAS estão agora em processo de marcação de aproximadamente 8.000 ativos. As quatro escolas possuem ativos em cerca de 100 edifícios.