Claire Swedberg
Quando os alunos dos cursos do Professor Hatem Abou-Senna na University of Central Florida aparecem para a aula todos os dias, eles são detectados e relatados como presentes com uma interação simples que emprega seu smartphone e um dispositivo de digitalização. A tecnologia requer apenas alguns segundos por interação, poupando a todos na sala os cinco a dez minutos de cada aula que antes eram consumidos com o instrutor gritando nomes e esperando pelo obrigatório “presente!” dos alunos.
Pode ser especialmente apropriado que Abou-Senna use a tecnologia para agilizar o fluxo de alunos em sua classe, já que ele ministra cursos em sistemas de engenharia de transporte e tráfego. Por cinco anos, ele tem usado RFID ou QR Codes para reconhecer os alunos quando eles entram e, com experiência em tecnologia de tráfego, tem feito experiências para identificar a melhor solução para capturar dados de atendimento sem atrasar os alunos e exigir interações na porta, ao mesmo tempo em que é amplamente à prova de falhas.
Abou-Senna começou a usar chaveiros RFID LF 125 KHz em 2016. Os chaveiros foram distribuídos a todos os alunos matriculados em sua classe, que foram então reconhecidos com base na resposta RFID ao interrogatório na entrada por um leitor RFID dedicado e de baixo custo. Mais recentemente, quando os alunos voltaram às aulas presenciais após um ano de trabalho virtual durante a pandemia COVID-19, Abou-Senna fez uma mudança. Ele procurou eliminar a necessidade do fob e reduzir as interações ou aglomeração em torno de um leitor. Isso o levou a adotar uma versão em QR Code de sua solução.
Abou-Senna agora emprega um aplicativo de seu provedor de tecnologia, Engineerica, que fornece aos alunos QR Codes exibidos em uma tela na entrada que eles leem a cada dia, conforme entram na sala de aula. O ponto comum entre os dois sistemas é o software que consegue gerenciar os dados do atendimento diário, com alguma flexibilidade embutida para que o professor configure o sistema de acordo com a necessidade de cada aula. Por exemplo, ele usa a tecnologia para aceitar a admissão de cada aluno em até 15 minutos após o horário de início da aula. Depois disso, os alunos ainda são detectados, mas são marcados como atrasados.
Existem mais do que apenas as duas opções de tecnologia que Abou-Senna empregou, no entanto, elas podem ser usadas para conferências, programas de treinamento e aulas universitárias que incluem soluções mais rápidas, confiáveis e sem contato para atender chamadas. Aqui estão algumas das soluções mais comumente implantadas:
LF RFID
Com RFID de baixa frequência (LF), uma etiqueta pode transmitir dados em um alcance relativamente curto para um leitor, e a transmissão é altamente confiável. As etiquetas com preço de cerca de 15 centavos cada podem ser incorporadas em porta-chaves, pulseiras ou cartões de identificação, e os participantes podem reutilizá-los sempre que entrarem na sala. Normalmente, o software vincula o número de identificação de cada etiqueta a um indivíduo específico, bem como armazena o histórico de frequência diária de cada classe e o histórico de frequência de cada aluno.
Alguns usuários optam por reduzir ainda mais os custos, capturando dados com um leitor LF e preenchendo os dados lidos em uma planilha do Microsoft Excel. Na maioria das vezes, um leitor RFID HF barato pode ser conectado a um laptop ou outro dispositivo com uma conexão USB. Conforme os alunos entram, eles tocam no chaveiro. Portanto, LF é relativamente barato e confiável.
RFID UHF
Alternativamente, quando um sistema automatizado é necessário, UHF RFID pode fornecer um sistema de longo alcance para capturar a presença de indivíduos entrando em uma sala de aula ou sala de conferência, sem a necessidade de toques, varreduras ou outras interações. Normalmente, os participantes recebem um crachá que vem com um inlay RFID UHF, e um leitor RFID UHF portátil ou fixo captura cada número de identificação do crachá automaticamente. Tal como acontece com LF RFID, o número de ID na etiqueta embutida pode ser vinculado a um aluno ou participante específico no software, indicando assim quem chegou.
Com UHF, a leitura de longo alcance garante que todos que entrarem com um crachá serão reconhecidos. Antenas UHF fixas em uma porta podem detectar não apenas quando os indivíduos chegam, mas também quando saem. No entanto, se um aluno estiver carregando um distintivo de outro, essa ação pode ser mais difícil de detectar em um ambiente movimentado.
Bluetooth Low Energy
Para uma solução ativa que emprega um smartphone, a tecnologia Bluetooth Low Energy (BLE) oferece uma opção de custo relativamente baixo. Um único dispositivo de farol, que pode custar cerca de US$ 20, pode ser montado na entrada ou dentro de uma sala. Os usuários convidados a ingressar em um sistema (por exemplo, d-epois de se inscreverem em uma aula) podem baixar um aplicativo móvel. Sua identidade seria então vinculada ao número de identificação sinalizado pelo telefone.
Quando o aplicativo está aberto e a funcionalidade Bluetooth está ativada, o smartphone irá procurar um sinal. Quando o usuário do telefone entrar na sala de aula, o telefone reconhecerá uma transmissão do farol montado na sala. O aplicativo exibirá um aviso no telefone, que pode convidar a pessoa a entrar e confirmar que chegou à aula. O sistema, portanto, tem a prova de que o aluno estava no local.
Cada vez que um participante chega ao local, ele passa pelo mesmo processo de login. Isso garante que o sistema não detectará e conectará automaticamente um indivíduo que pode estar na área, mas não compareceu à aula ou sessão. Normalmente, apenas um único farol seria necessário, geralmente perto da entrada. Os dispositivos são relativamente baratos, custando cerca de US $ 20 cada. No entanto, o sistema também pode usar o telefone do instrutor como um farol, e o telefone potencialmente lerá todas as transmissões do farol do aluno em um raio de cerca de 60 metros.
QR Codes
A Engineerica fornece software independente de tecnologia que permite aos participantes empregar QR Codes. Com os QR Codes, os alunos não precisam carregar um dispositivo RFID. Em vez disso, eles podem simplesmente abrir o aplicativo e escanear o QR Code na entrada, que é exibido em uma tela ou projetado na parede. Trapacear esse sistema é potencialmente mais difícil do que com algumas outras tecnologias, observa Abou-Senna. Por exemplo, se um aluno enviasse uma cópia do QR Code a um colega ausente, ele não poderia trapacear o sistema porque o QR Code expiraria, com um novo código gerado regularmente.
Com qualquer tecnologia, explica o professor, ainda precisa haver algum reforço às vezes para garantir que o sistema está sendo usado corretamente. Os alunos ou participantes podem tentar enganar o sistema com métodos como carregar o controle RFID de outro aluno ou até mesmo trazer outro telefone. Por esse motivo, é melhor também realizar verificações ocasionais dos dados. “Você pode contar quantos alunos fizeram check-in em relação ao número que está em sala de aula”, diz Abou-Senna, e se houver uma discrepância, uma lista de chamada manual pode ser a próxima ferramenta.
A Engineerica, que fornece a solução de Abou-Senna, viu um interesse renovado na tecnologia de atendimento durante a pandemia COVID-19. No entanto, esses sistemas não são novos. Na verdade, a Engineerica se especializou em rastreamento de atendimento há aproximadamente 25 anos. Sua tecnologia tem sido usada por empresas para rastrear visitas a centros de tutoria, para alunos que frequentam cursos universitários e em conferências, de acordo com Mon Nasser, CEO da empresa.
Ao longo dos anos, a empresa expandiu suas ofertas para incluir agendamento de consultas e pesquisas para aqueles que participaram de aulas ou programas de conferências, enquanto seu software evoluiu do Microsoft Windows para software como serviço baseado em nuvem (SaaS) e aplicativos móveis. Os benefícios continuam sendo uma maior eficiência e precisão na tomada de atendimento, diz Nasser, e o sistema pode ser usado “em qualquer lugar em que você tenha atualmente uma necessidade de atendimento”. Ele acrescenta: “Para aqueles onde a frequência é vital para o sucesso do aluno, esta estrutura evita o desperdício dos primeiros cinco minutos na rolagem. É mais rápido e conveniente.”
Para eventos de conferência, o sistema oferece um aplicativo de software conhecido como Conference Tracker, que monitora o comparecimento a eventos de negócios. Enquanto a Engineerica oferecia RFID LF por décadas, a empresa adotou o BLE com beacons em 2017 para permitir o uso com smartphones. Também lançou recentemente o sistema com funcionalidade de QR Code. O software é projetado para funcionar com qualquer forma de tecnologia, no entanto, mesmo um leitor de tarja magnética ou código de barras pode reconhecer a presença de um indivíduo.
Nasser diz que seus clientes normalmente discutem a opção de automatizar dados – por exemplo, usando leitores RFID UHF nas entradas – mas isso prova ser um custo proibitivo para a maioria. Esses sistemas automatizados, acrescenta, são mais propensos a erros, como capturar os IDs de tag de pessoas próximas à entrada que não estão realmente na sala. Para Abou-Senna, a tecnologia economizou tempo de cinco anos e apresentou aos alunos soluções de base tecnológica para problemas comuns. “É um processo muito rápido” com QR Codes ou RFID, afirma.