Claire Swedberg
Assim como a natureza das bibliotecas evoluiu nos últimos anos, também evoluiu a tecnologia que as ajuda a compartilhar materiais e conteúdo com os usuários. As bibliotecas de hoje são um local de informação e também de tecnologia, e a forma como essa tecnologia é usada varia. Muitas bibliotecas implantaram sistemas de identificação por radiofrequência para gerenciar a circulação de seus materiais, mas a diversidade de soluções e os avanços tecnológicos da RFID estão oferecendo novas oportunidades, tanto em grandes centros de pesquisa quanto em pequenas bibliotecas de bairro.
Não importa a instituição, o objetivo principal para aqueles que usam RFID é capturar a identidade e o movimento de cada item marcado. RFID fornece uma solução tanto para bibliotecas quanto para organizações de varejo, saúde ou logística. No entanto, há perguntas específicas que as bibliotecas podem fazer que ajudarão a garantir que o sistema adequado seja implantado para enfrentar os desafios e que a tecnologia forneça valor e retorno sobre o investimento.
Timothy Pribyl, diretor de desenvolvimento de negócios da Atlas RFID Solutions, observa que os requisitos de tecnologia e desempenho são exclusivos de cada biblioteca. Dito isso, há algumas perguntas-chave que ele diz que cada instalação deve fazer antes de investir em uma nova solução ou atualizar um sistema existente.
Algumas bibliotecas querem estritamente identificar livros, enquanto outras pretendem etiquetar outras mídias, como DVDs, fitas VHS, discos e equipamentos de informática. Diferentes tags RFID funcionam melhor em diferentes ativos, portanto, decidir o que será rastreado geralmente é a primeira ordem de negócios na construção de um sistema capaz de gerenciar melhor cada item.
Por um lado, diz Pribyl, as tags são projetadas para monitorar vários objetos e materiais, portanto, saber o que será necessário pode afetar não apenas a seleção de tags, mas também a escolha dos leitores. Antes que qualquer decisão seja tomada sobre tags, leitores ou software, as bibliotecas devem decidir especificamente quais são seus objetivos de rastreamento de itens.
O próximo passo é decidir exatamente quais problemas a RFID poderia resolver para aquela instalação. Por exemplo, explica Pribyl, algumas bibliotecas começam com o básico: gerenciar inventário. O RFID é bem projetado para ajudar as bibliotecas a automatizar o processo de saber o que está no local, o que está sendo retirado e o que foi posteriormente devolvido.
No entanto, as bibliotecas enfrentam desafios com o gerenciamento de inventário no local. Por exemplo, alguns esperam garantir que os itens não sejam transportados pela porta e, portanto, usam RFID para rastrear seus ativos, bem como alarmes sonoros baseados em leituras de tags RFID, se um item for removido sem ter sido verificado.
Outro desafio relacionado ao gerenciamento de estoque é encontrar livros que possam ter sido mal arquivados. Se livros ou outras mídias são difíceis de localizar, diz Pribyl, ou simplesmente são colocados na prateleira errada, um sistema deve ser projetado para permitir que esses itens sejam detectados. Além do gerenciamento de estoque, outro desafio pode estar centrado na circulação e na redução do trabalho na recepção, bem como no encurtamento das filas para que os clientes possam sair com os materiais mais rapidamente.
Recentemente, algumas bibliotecas têm buscado engajar melhor uma nova geração de usuários que cresceram com smartphones e que acessam livros e materiais digitalmente. Para atingir esse público, um número crescente de bibliotecas está procurando um sistema que atraia as pessoas a entrar fisicamente na biblioteca para interagir com os materiais por meio de seus telefones. Isso poderia permitir que os usuários se envolvessem com um item sem precisar procurar ajuda de um bibliotecário.
Uma vez que seus desafios tenham sido identificados, as bibliotecas podem começar a selecionar a solução certa para enfrentá-los. Diferentes casos de uso são melhor atendidos por diferentes frequências de RFID e hardware. As opções atuais são Near Field Communication (NFC), RFID de alta frequência (HF) e ultra-alta frequência (UHF) para rastreamento de materiais. Ambas as tags NFC e HF transmitem a 13,56 MHz, enquanto HF é compatível com ISO 15693 e NFC usa o padrão ISO 14443 comumente encontrado em smartphones. UHF é uma tecnologia de longo alcance para casos de uso que exigem que as tags sejam lidas a uma distância de mais de alguns metros.
Algumas empresas fazem etiquetas específicas para aplicações do setor de bibliotecas, incluindo aquelas que se encaixam em capas de livros e outras que se encaixam em DVDs. Algumas empresas de RFID oferecem soluções prontas e independentes que são fáceis de instalar e implementar pelas bibliotecas. No entanto, observa Pribyl, as bibliotecas que exigem mais flexibilidade geralmente procuram ajuda da Atlas RFID para montar a solução certa.
Por exemplo, diz Pribyl, algumas bibliotecas podem precisar integrar uma solução RFID com seu sistema de planejamento de recursos corporativos existente, caso em que uma solução pode incluir um módulo para permitir essa integração. Mas na maioria das vezes, acrescenta ele, as bibliotecas tendem a escolher um sistema autônomo.
As primeiras adoções de RFID foram baseadas principalmente em HF e foram direcionadas para melhorar os processos de check-in e check-out. As leituras de curto alcance fornecidas pelos sistemas HF podem ajudar a garantir que as leituras de tags RFID perdidas não ocorram no balcão de circulação. No entanto, diz Pribyl, os usuários podem comprar produtos UHF “que são ajustados para ter uma bolha de RF concentrada”, o que significa que as tags UHF podem responder a transmissões de curto alcance da mesma forma que as tags HF.
O longo alcance do UHF oferece vários benefícios, explica Pribyl. Ele permite contagens de estoque nas prateleiras quando os funcionários digitalizam as pilhas com um leitor portátil. Alternativamente, os leitores RFID podem ser embutidos em prateleiras ou em robótica que podem realizar contagens de inventário de forma autônoma. Nesses cenários, diz ele, a tecnologia pode eliminar o processo de trabalho intensivo de examinar uma coleção inteira de livros, permitindo que as bibliotecas realizem uma auditoria de livros no local muito mais rápida e automatizada, com a frequência diária.
Leitores portáteis podem ser uma solução de baixo custo para este tipo de contagem de estoque baseada em RFID. A robótica oferece uma redução ainda maior no trabalho, no entanto, e adiciona o que Pribyl chama de fator de frieza que pode atrair clientes. Um robô atua como assistente dos usuários, e tais implantações estão em andamento em algumas bibliotecas. Os clientes podem se aproximar do robô e inserir o livro ou assunto que procuram, e o robô usará seu leitor RFID embutido para identificar esse item ou apontá-lo para uma área específica da biblioteca.
Com qualquer implantação de nova tecnologia, no entanto, o teste é fundamental. “As bibliotecas precisam de tempo e recursos para testar o sistema” uma vez implantado, afirma Pribyl. “Você precisa ter um pouco de paciência com o sistema”, acrescenta, porque se a tecnologia foi implantada por um integrador de terceiros ou foi uma compra de solução pronta para uso, “ainda não é plug-and-play”.
De acordo com Pribyl, os usuários precisam experimentar a tecnologia em um cenário do mundo real e precisam estar prontos para fazer ajustes – sejam eles a colocação de tags, instalações de leitores ou ajustes de software. As leituras de etiquetas RFID não são à prova de falhas, diz ele. Na maioria dos casos, testar o que será necessário para garantir que cada tag seja lida requer alguns ajustes antes que uma solução seja totalmente implementada.
O pessoal da biblioteca geralmente é encarregado do processo de etiquetar todos os materiais, e esse é um processo considerável. A maioria das empresas fornecerá rolos de etiquetas com números de identificação codificados vinculados a cada material da coleção da biblioteca. Os membros da equipe usam uma planilha para identificar cada livro ou outro material e aplicar a etiqueta correta, o que requer treinamento adequado para garantir que não sejam cometidos erros.
“É bastante simples e é um passo muito importante”, diz Pribyl, “porque se você não tiver o item correto marcado, você não está rastreando o item certo”. As bibliotecas dispõem de recursos consideráveis na hora de selecionar apoiadores para sua implantação, e todas essas escolhas exigem um entendimento dos limites orçamentários e do retorno dos investimentos.