Claire Swedberg
A implantação plurianual da tecnologia de identificação por radiofrequência do NHS Trust University Hospital Plymouth (UHP) diminuiu os tempos de auditoria e os atrasos dos pacientes, ao mesmo tempo em que melhorou as taxas de manutenção de equipamentos de saúde em todas as suas instalações. A solução foi projetada para melhorar a precisão do banco de dados de dispositivos médicos do hospital britânico, bem como aumentar a disponibilidade e a confiabilidade dos ativos. A confiança procurou reduzir a quantidade de tempo que o pessoal clínico e técnico gastou na busca de dispositivos, juntamente com as taxas e custos associados de falhas inesperadas do dispositivo. Também queria aumentar as taxas de conformidade da manutenção programada do equipamento e melhorar os dados do dispositivo para dar suporte ao planejamento e relatórios futuros.
A solução foi fornecida pela RFiD Discovery, uma divisão da empresa de tecnologia Paragon ID, com sede no Reino Unido. Inclui etiquetas RFID UHF em ativos, leitores RFID fixos e móveis e software de gerenciamento hospedado em três servidores separados. A implantação ganhou um RFID Journal Award este ano por Melhor Implementação de Saúde. O sistema foi testado em 2020, com o objetivo de longo prazo de identificar automaticamente todos os ativos de alto valor em todo o hospital via RFID.
Atualmente, o UHP está rastreando 25.000 dispositivos médicos no total. Assim que o sistema estiver totalmente implementado, ele será capaz de localizar e identificar o dobro de ativos, bem como 10.000 equipamentos de TI, de acordo com Alex Peters, desenvolvedor de registro de ativos de dispositivos médicos da UHP. O hospital NHS Trust de 12 andares, localizado em Devon, Inglaterra, possui um banco de dados de aproximadamente 50.000 ativos médicos. Tradicionalmente, contava principalmente com a entrada manual de sua equipe, além de auditorias externas ocasionais para rastrear cada peça de equipamento, juntamente com seu uso, localização, manutenção e limpeza.
Com o método manual, lembra Peters, as localizações e os números de série atribuídos aos ativos às vezes eram inseridos incorretamente, e parte do que estava listado no banco de dados não existia mais no hospital. “Queríamos estabelecer uma melhor compreensão do que tínhamos, onde estava e como estava sendo utilizado”, afirma, acrescentando que é uma questão de ter as ferramentas necessárias de atendimento ao paciente disponíveis o tempo todo. No dia-a-dia, os equipamentos necessários para o atendimento ao paciente exigiam buscas, e os membros da equipe clínica e os técnicos perdiam uma quantidade significativa de tempo procurando por esses itens. Como resultado, os funcionários muitas vezes acumulavam ativos, agravando o problema.
Quando se trata de limpeza e manutenção, houve atrasos também. Não ser capaz de localizar equipamentos devidos para manutenção significava que algumas manutenções de rotina não podiam ser realizadas, o que resultava em taxas de conformidade mais baixas e potencialmente comprometida a segurança dos dispositivos médicos. Como tal, um número maior do que o normal de dispositivos chegaria às oficinas de manutenção sem planejamento devido a falha do equipamento. “Isso significava que peças sobressalentes e kits de serviço nem sempre estavam disponíveis”, diz Peters, “resultando em atrasos no reparo e, em última análise, em dispositivos que não estavam disponíveis para atendimento ao paciente quando necessário”.
O hospital optou por implantar um sistema RFID UHF. Os testes começaram com vários milhares de etiquetas pré-impressas para equipamentos de etiquetagem. A organização empregou duas unidades fixas Impinj X-Array, dois scanners de carrinho móveis, dois scanners portáteis Windows Mobile e duas impressoras de etiquetas RFID. O grupo etiquetou os dispositivos e instalou uma única unidade de X-Array na entrada de seu Departamento de Engenharia Clínica, com outra situada na entrada de sua Biblioteca de Equipamentos Médicos.
“Isso confirmou que poderíamos conectar e configurar o hardware do leitor ao mecanismo RFiD Discovery pela rede”, diz Peters. Também mostrou que as tags que passavam por um leitor estavam sendo interrogadas corretamente, acrescenta ele, e que informações como localização, número de série e categoria estavam sendo identificadas corretamente e encaminhadas aos campos relevantes em cada banco de dados.
Os leitores portáteis foram usados durante o piloto para confirmar que estavam se conectando ao servidor e para ler tags e fazer upload de dados sobre cada ativo. Além disso, os handhelds testaram as melhores posições para rótulos em todos os modelos de dispositivos médicos. “Isso nos permitiu construir um portfólio de posições de rotulagem preferidas para a equipe técnica seguir”, afirma Peters, “o que proporcionou excelente consistência em nossa rotulagem”.
Atualmente, a solução consiste em 120 leitores fixos, com 350 antenas finas (até quatro por leitor) instaladas em toda a instalação. Além disso, os leitores são instalados em áreas abertas de oficinas e para a Biblioteca de Equipamentos Médicos, onde o estoque é armazenado em prateleiras metálicas. Dez leitores portáteis Nordic ID HH53 Android, executando uma versão móvel do sistema RFiD Discovery, são usados para digitalizar e carregar dados de tags para o servidor. Um par de carrinhos móveis, cada um equipado com um leitor Impinj R480 e três antenas AN480, executam uma versão desktop do software.
Os scanners portáteis e de carrinho móveis podem realizar auditorias ou rastrear dispositivos específicos. O hospital também adquiriu 70.000 etiquetas UHF passivas pré-impressas em três grupos de tamanho e forma, juntamente com 5.000 etiquetas rígidas. As oficinas de Engenharia Clínica possuem duas impressoras RFID, permitindo a impressão de etiquetas duplicadas para dispositivos que requerem mais de uma para melhorar as taxas de leitura. Enquanto isso, o Departamento de Esterilização usa 4.000 etiquetas de metal Xerafy Rosewell para seus endoscópios e bandejas cirúrgicas.
A infraestrutura RFID está instalada em todos os 12 andares do hospital, que acomoda 1.200 leitos, com antenas montadas nas principais junções dos corredores e nas entradas dos departamentos ou enfermarias. Dessa forma, o UHP pode determinar a direção de movimento e destino de um ativo analisando os locais vistos pela última vez e o histórico de localização. À medida que os itens etiquetados se movem pelo hospital, as antenas dos leitores capturam o número de identificação exclusivo codificado em cada etiqueta e encaminham essas informações para o software RFiD Discovery. Cada ID de tag está vinculado a detalhes sobre um determinado ativo, permitindo que os usuários pesquisem um item específico ou seu histórico e, em seguida, visualizem seu último local conhecido.
A equipe de implantação integrou o software RFiD Discovery em três servidores: um compreendendo o banco de dados principal, um segundo hospedando a interface da Web e um terceiro hospedando o mecanismo. O mecanismo processa as conexões com os leitores, enquanto o banco de dados armazena as informações de localização das tags e a interface da Web permite que os usuários pesquisem, exibam, filtrem e classifiquem essas informações de rastreamento em um formato visual intuitivo.
O UHP agora exige que a tecnologia RFID seja incluída em qualquer nova expansão, diz Peters, da mesma forma que o Wi-Fi seria necessário, e o uso da tecnologia também pode ser expandido para outros locais. “Também tem havido muito interesse de sites de clientes externos”, relata ele, “para quem fornecemos contratos de reparo e manutenção para começar a rastrear seus equipamentos”. Como os técnicos do hospital já aplicam etiquetas RFID em todos os equipamentos que passam pela oficina, ele acrescenta: “Qualquer site externo que quisesse comprar leitores e antenas para rede em nosso servidor poderia facilmente começar a rastrear seus equipamentos em seus próprios sites”.
Um dos principais sucessos iniciais da implementação do RFID foi a maneira como apoiou as equipes clínicas na prestação do melhor atendimento possível ao paciente durante a pandemia de COVID-19. Tendo tomado a decisão de implementar a tecnologia durante o surto, apesar dos desafios logísticos, diz Peters, o hospital poderia obter benefícios “durante um período de dificuldades sem precedentes”.
Encontrar rapidamente equipamentos para atendimento ao paciente foi especialmente crítico durante a pandemia, observa Peters. As enfermarias do hospital muitas vezes se deslocavam pelo prédio, e alguns serviços até se deslocavam para fora do local. A rotulagem dos dispositivos ajudou a garantir que os dispositivos fossem movidos para os locais corretos onde eram necessários. “Além disso”, afirma, “o sistema nos ajudou a gerenciar milhares de dispositivos de cuidados intensivos recém-adquiridos, como ventiladores, em um momento em que era essencial maximizar a utilização do equipamento”.
A UHP vem medindo os benefícios e alcançou tanto economia financeira quanto melhoria no tratamento dos pacientes. As auditorias de ala agora levam de 90 a 95% menos tempo para serem realizadas, economizando ao hospital £ 10.000 (US$ 12.550) por ano em contratos manuais. Os profissionais de saúde gastam cerca de 50% menos tempo procurando por dispositivos, o que equivale a uma economia de até £ 20.000 (US$ 25.100) por ano para a equipe técnica, “com potencial de £ 2,6 milhões [US$ 3,3 milhões] por ano de economia clinicamente assim que concluirmos nosso Trust amplo programa de implantação de treinamento”, diz Peters. Além disso, o Departamento de Engenharia Clínica está devolvendo os dispositivos às áreas clínicas 80% mais rápido após o reparo ou a manutenção.
No futuro, diz Peters, o hospital espera que o uso do sistema RFID para localizar dispositivos permita melhorar a disponibilidade do dispositivo. Os membros da equipe poderiam localizar equipamentos mais rapidamente, por exemplo, recuperando dispositivos emprestados a outras enfermarias, verificando se o equipamento enviado para reparo ainda está na oficina ou vendo a disponibilidade ao vivo do estoque de reserva. “Também esperávamos que a equipe ficasse menos propensa a acumular dispositivos”, afirma ele, “já que a confiança na proteção dos ativos necessários melhoraria, liberando disponibilidade para todos”.
Com o sistema RFID auxiliando o pessoal técnico e de engenharia na localização de dispositivos para manutenção, a UHP espera que a tecnologia aumente a conformidade e reduza as chances de falha do equipamento. Em outras projeções, o hospital prevê que o sistema poderá reduzir os casos de excesso de espera por parte dos pacientes, o que pode levar ao “bloqueio de leitos”. Se o UHP puder reduzir a quantidade de tempo que um paciente permanece no hospital em apenas uma hora por alta (com cerca de 100 altas por dia), a economia potencial seria de £ 17 (US$ 21,30) por paciente, multiplicado por 100 pacientes e 365 dias, levando a uma economia total de £ 620.000 (US$ 778.000) por ano.