Hospital da Pensilvânia automatiza gestão de vacinas COVID-19

O Reading Hospital expandiu uso da solução RFID UHF da Kit Check, com a qual já gerenciava produtos farmacêuticos

Claire Swedberg

Enfrentando o desafio de uma implantação rápida e complexa de vacinas COVID-19, o Reading Hospital da Pensilvânia, nos Estados Unidos, implantou tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID) para rastrear o status de cada frasco que é removido de um ultracongelador – uma unidade que armazena mercadorias em temperaturas de -40 graus a -86 graus Celsius (-40 graus a -123 graus Fahrenheit) – em seguida, é colocado na refrigeração, transportado para a clínica de vacinação para ser administrado e, às vezes, retornado à refrigeração, tudo isso enquanto garante que nenhum frasco expire antes de chegar ao paciente. A solução RFID UHF foi fornecida pela Kit Check.

A administração do hospital imaginou a solução no início deste ano, após várias semanas fornecendo vacinas Pfizer COVID-19 para a população local. “Nossas contagens de estoque de vacina eram incongruentes no final de alguns dias” antes de o sistema ser introduzido, de acordo com Alan Portnoy, gerente de operações da farmácia do hospital, “e perder um frasco de vacina é de extrema importância agora, especialmente considerando que o A vacina da Pfizer é responsável por até sete doses”. Portanto, o hospital buscou uma maneira de tornar o processo mais homogêneo e manter um registro digital automatizado.

O Reading Hospital já aproveitou a tecnologia RFID para gerenciar produtos farmacêuticos recebidos em sua farmácia e administrados aos pacientes. O sistema, implantado em 2019, oferece duas aplicações clínicas: o rastreamento e gerenciamento de mercadorias em bandejas de carrinhos de choque e em kits de emergência, bem como a gestão de estoque de kits e bandejas de carrinhos de choque usando o recurso Shelved Inventory System. Os produtos são etiquetados no recebimento e o hospital pode identificar quando os medicamentos precisam ser reabastecidos, uma vez que foram distribuídos em carrinhos de emergência e utilizados no tratamento de pacientes. O hospital também está avaliando o uso da solução em suas salas de cirurgia e áreas de procedimento, diz Portnoy.

Com a distribuição de vacinas para prevenção do COVID-19, lembra Portnoy, o hospital enfrentou um novo desafio. Quando a vacina da Pfizer foi disponibilizada pela primeira vez, ele diz: “Da noite para o dia, nosso departamento teve que se movimentar para fornecer mais de 600 doses por dia de uma apresentação de vacina altamente temperamental.” A farmácia do hospital criou uma clínica de vacinas no campus onde as vacinas poderiam ser administradas. Ele tinha que garantir que o pessoal estivesse disponível para atender a clínica e também tinha que ter certeza de que cada dose da vacina chegaria ao paciente e não seria desperdiçada.

Depois que as vacinas foram administradas, Portnoy disse: “Também precisávamos de contagens exatas de uso para relatar ao Departamento de Saúde da Pensilvânia”. As vacinas devem ser armazenadas a -80 graus Celsius (-112 graus Fahrenheit). “Nenhuma dessas coisas é fácil de realizar, muito menos em face da intensa demanda pública pela vacina e quantidades limitadas.” Portnoy elaborou algumas idéias de como a tecnologia poderia ser usada para digitalizar o gerenciamento de vacinas. O hospital então trabalhou com o Kit Check enquanto preparava uma área de armazenamento de vacinação por satélite, completa com o ultracongelador necessário e uma estação de digitalização RFID.

Para cada caixa de vacinas Pfizer, que contém 195 frascos, os funcionários do Reading Hospital codificam, imprimem e, em seguida, digitalizam cada etiqueta RFID. Cada etiqueta é codificada com o número do lote do produto, data de validade e número de identificação exclusivo, de acordo com Doug Zurawski, VP de estratégia clínica da Kit Check. As etiquetas são então inseridas no Sistema de Inventário Arquivado dedicado conforme as vacinas são colocadas dentro do ultracongelador.

Quando as vacinas são removidas do congelador, elas devem permanecer paradas por alguns minutos para aquecer, após o que um técnico enxuga cada frasco e aplica os rótulos RFID pré-impressos específicos do lote, um em cada frasco, e os digitaliza para dentro uma estação de varredura para iniciar a contagem regressiva de cinco dias além da data de uso (BUD). “Quando esses frascos marcados são escaneados”, explica Portnoy, “o relógio de expiração do BUD é configurado para mostrar quantos dias os frascos podem ser deixados fora do freezer antes de expirarem.” Os frascos são então movidos para o refrigerador da farmácia para manter um PAR de 120 frascos.

A farmácia elaborou um kit de vacina com forro de gaveta de anestesia com o conjunto PAR de 120 frascos que fica na geladeira e é reabastecido ao final de cada dia. Quando as vacinas saem da geladeira da farmácia central, elas são escaneadas na estação de leitura para garantir que cada frasco ainda esteja viável e que não tenha passado o tempo de validade do BUD de cinco dias. A estação de varredura, conhecida como Caixa Azul, captura as leituras das etiquetas dos frascos armazenados nas bandejas.

A base da estação possui um leitor RFID incorporado. Conforme um usuário abre e fecha a porta, a estação faz a varredura das etiquetas RFID e as bandejas são lidas quando saem para a clínica. Ao final do dia, a caixa de transporte da vacina é devolvida à farmácia central e a caixa de vacinas é colocada no compartimento da estação do leitor RFID para ser novamente digitalizada. As etiquetas RFID em todos os frascos de vacina restantes são interrogadas, o tempo restante antes da expiração é exibido e elas são devolvidas à geladeira.

Com a tecnologia, o hospital pode garantir a contagem adequada dos frascos na geladeira, além de monitorar os prazos de validade. Os dados coletados são armazenados no software baseado em nuvem do Kit Check, e o Reading Hospital pode visualizar e analisar essas informações, bem como compartilhá-las com o Departamento de Saúde da Pensilvânia. O sistema identifica qualquer frasco que atingiu seu limite BUD cada vez que uma etiqueta é lida, garantindo assim que não seja administrado por engano a um paciente. Ao capturar todos os dados na nuvem, o hospital é poupado de ter que empregar registros em papel ou usar um marcador para atualizar manualmente os dados na porta do freezer, que podem ser apagados.

Até o momento, relata Portnoy, o uso do sistema de gerenciamento baseado em RFID tornou o processo mais rápido e reduziu os riscos. O sistema também facilita o reordenamento de vacinas com o Departamento de Saúde da Pensilvânia, acrescenta ele, “porque temos contagens de uso em um só lugar no software Kit Check”.

O fluxo de trabalho para as vacinas da Moderna é menos trabalhoso do que para as vacinas da Pfizer, observa Portnoy, embora o recebimento, armazenamento e administração dos medicamentos da Moderna também sejam rastreados por meio da tecnologia RFID. “A farmácia é um lugar agitado durante a pandemia”, afirma ele, “e levar cada frasco aos pacientes é de extrema importância para nossas comunidades. RFID está prestes a ser uma solução real para problemas de rastreamento de vacinas, porque fornece visibilidade no nível do item de cada frasco”. O resultado final para a administração da vacina, acrescenta Zurawski, é que o RFID torna as contagens mais precisas e, em última análise, mais pessoas podem ser vacinadas.

Como o Reading Hospital já usava a tecnologia do Kit Check, o sistema de gerenciamento de vacinas exigia apenas uma única estação de varredura dedicada, localizada onde pudesse ler as etiquetas da vacina. A estação é personalizada para ler tags, se conectar a um PC ou laptop para exibir os dados lidos e conectar a uma fonte de alimentação. O hospital criou seus próprios kits de vacinas e bandejas nas quais as vacinas são armazenadas em refrigeração e transportadas para a clínica. Com o software, Zurawski diz: “Você pode rastrear cada uma das doses para que eles possam executar relatórios sobre cada uma delas”.

A empresa relata que centenas de hospitais estão usando a funcionalidade RFID para gerenciamento farmacêutico, e a empresa tem discutido com alguns clientes para gerenciamento de vacinas. Com relação à gestão farmacêutica, Zurawski diz: “O sistema ajuda os usuários a reduzir o excesso de estoque. Podemos mostrar a eles quais são os padrões de uso que eles têm” e, assim, reduzir seu estoque. A solução para o Reading Hospital pode ser temporária, acrescenta, mas embora as vacinas sejam distribuídas, ela também oferece benefícios essenciais. “Estamos extremamente satisfeitos em ajudar nossos clientes com este aplicativo pelo tempo que for necessário”.

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